Comment faire ratifier et relancer votre programme voyages

En partenariat avec Business Travel News, Egencia a organisé une série de webinars pour aider les entreprises à faire face aux défis rencontrés pendant la crise sanitaire de la COVID-19, mais aussi pour les préparer à la phase suivante. Dans notre deuxième webinar, nous avons ainsi évoqué ce à quoi ressemblera vraisemblablement le secteur des voyages d’affaires une fois la crise sanitaire de la COVID-19 terminée, ainsi que la façon dont les entreprises pourront s’y prendre pour mobiliser et convaincre les parties concernées au moment de repenser et relancer leurs programmes voyages d’affaires.

Mark Hollyhead, Chief Operating Officer et Senior Vice President de la réussite client chez Egencia, s’est entretenu (virtuellement) avec Caroline Strachan, Managing Partner chez Festive Road, sur la façon dont les Travel Managers peuvent - et doivent - utiliser le temps à disposition pour se préparer à la reprise et à reprendre la route.

Regarder le webinar pour obtenir des conseils sur la relance de votre programme voyages.

Utiliser les données sur les voyages d’affaires 

Même si le pic épidémique semble passé, l’idée de voyager nous met encore mal à l’aise dans ce contexte de reprise lente. Néanmoins, les Travel Managers peuvent suivre certaines étapes dès maintenant pour préparer leur programme voyages d’affaires en prévision du « retour à la normale ».

Si vous êtes un Travel Manager, ces deux points devront être prioritaires. 1er point : contrôlez l’emplacement de vos bureaux et de vos voyageurs. 2e point : vérifiez quelles sont les destinations où vos employés se rendent le plus fréquemment. 

Il est impossible de suivre en temps réel les changements de régulations gouvernementales de tous les pays du monde. Concentrez-vous sur les destinations de prédilection de vos voyageurs d’affaires. Servez-vous du reporting de vos anciens voyages pour vous aider à focaliser votre recherche et trouver les dernières réglementations en vigueur pour les destinations et itinéraires en question. Si ce n’est pas déjà fait, communiquez ces réglementations à vos employés. Assurez-vous ensuite qu’ils sont conscients du rôle des voyages d’affaires dans votre entreprise pour éviter tout voyage imprévu.

Travaillez en étroite collaboration avec les principales parties concernées

Faites en sorte de savoir ce que les parties concernées de votre entreprise pensent de votre programme. « Ne restez pas isolé : entourez-vous de collaborateurs concernés par la sécurité des voyages, des RH à la gestion des installations en passant par la direction », déclare Strachan.

Il est essentiel de comprendre quelles sont les diverses exigences à tous les niveaux de votre entreprise. De l’atténuation des risques liés aux voyages à la gestion des dépenses, veillez à adapter chaque conversation à votre public. Ensuite, écoutez les commentaires et tenez-en compte afin de les intégrer dans votre plan de relance.

• Collègues occupant d’autres positions : tenez des réunions transversales avec ceux qui s’occupent de la sécurité et de la gestion des RH pour passer en revue les pires scénarios et évaluer les risques des destinations de voyage. Les commentaires de vos collègues seront essentiels pour votre plan de relance et peuvent vous aider à définir de meilleurs objectifs et priorités. Discutez avec eux pour trouver le juste équilibre entre les réunions virtuelles et en personne, et décider ce qui distinguer un voyage essentiel d’un voyage admissible.
• Voyageurs :créez un sondage auprès des employés pour savoir combien de voyages vos voyageurs d’affaires effectuent généralement au cours d’une année, s’ils sont à l’aise à l’idée de reprendre la route, et ce dont ils pourraient avoir besoin pour se sentir en confiance. Vous pouvez également organiser des groupes de discussion virtuels avec vos voyageurs fréquents pour discuter des défis rencontrés pendant la période de crise. Cette étude qualitative est aussi importante que les statistiques pour vous aider à actualiser vos politiques voyages et assurer la sécurité des voyageurs.
• Cadres dirigeants : faites un résumé des informations les plus importantes obtenues auprès des employés et des parties prenantes internes et parlez-en à votre comité exécutif. Utilisez les données collectées pour présenter votre plan de relance. C'est le moment en tant que conseiller stratégique et indispensable dans votre domaine de vous faire valoir !

Progressez par échelon 

Si vous n’avez pas de contacts dans votre comité exécutif, ou si vous en avez et qu’ils ne sont pas prêts à reparler de voyages, commencez par votre supérieur hiérarchique immédiat. Si vous parvenez à obtenir l’aval de votre manager, il pourra vous aider certainement à gravir les autres échelons.

Remettre les entreprises à flot est la priorité absolue de tous les comités exécutifs, et avec votre expérience, les voyages d’affaires pourront contribuer à la relance de votre entreprise. Servez-vous des données de vos recherches, de votre influence, et du soutien obtenu auprès de votre manager pour lancer la conversation avec le comité exécutif. Votre planification minutieuse contribuera à élever votre rôle à celui de conseiller indispensable, fort de sa fonction stratégique.

Comme l’explique Mark Hollyhead, « Bien que les situations dramatiques et les crises soient négatives pour nous en tant qu’individus et pour notre secteur, cette crise sanitaire particulière a fourni au secteur des voyages d’affaires une occasion unique de prendre des responsabilités majeures. »

Regarder le webinar pour obtenir des conseils d’experts et relancer votre programme voyages d’affaires.