Un programme voyages inclut un ensemble de bonnes pratiques établies de longue date, qui contrôlent la façon dont votre entreprise achète les voyages. Pour résumer, une gestion de voyages efficace crée un équilibre solide entre simplicité, confort et sécurité pour vos voyageurs d'affaires, tout en permettant à votre entreprise de faire des économies. Pour de nombreuses entreprises, il n'est bien entendu pas toujours facile de juger à quel moment il est pertinent de faire appel à une agence de voyages ou d'embaucher un Travel Manager. Naturellement, les avis de vos voyageurs d'affaires vont différer de ceux des professionnels des achats, des RH et du département finance. Pourtant, même si les avantages liés à l'utilisation d'une agence de voyages ne sont pas forcément clairs, certains reviennent de façon récurrente. Voici les 5 raisons principales qui expliquent pourquoi les entreprises se lancent dans la création d'un programme voyages :
1- Améliorer l'expérience voyageur par le biais de la technologie et des services
Vous allez peut-être être surpris, mais la « prévention des coûts » n'est pas la première raison à la création d'un programme voyages géré. En effet, le résultat est souvent en haut de la liste des raisons pour lesquelles une entreprise apportera des changements. Quelles que soient les raisons, l'expérience utilisateur figure parmi les premières. La technologie intuitive qui permet aux consommateurs de rechercher les meilleures offres et de les réserver fait partie de leur vie quotidienne. Par conséquent, pourquoi les voyageurs d'affaires ne devraient-ils pas bénéficier de la même attention individualisée ? Les intégrations transparentes et les expériences de voyages mobiles qui vous permettent d'accéder à votre voyage (et à toutes les modifications qui lui ont été apportées) lors de vos déplacements, ainsi que la capacité à communiquer dès que vous en avez besoin, sont simplement des choses que les voyageurs expérimentés attendent.
2- Obtenir une meilleure visibilité sur les coûts et les habitudes de voyage des collaborateurs
De nombreux programmes voyages automatisent du début à la fin le processus de gestion de voyages, du point de réservation au paiement des dépenses. Cela permet aux Travel Managers de recevoir des données sur les frais de voyage, offrant non seulement des informations sur les dépenses, mais également sur les habitudes de voyage. Par exemple, un voyageur a-t-il décliné un tarif de billet d'avion moins cher, afin d'éviter une escale de 4 heures dans un pays de transit ? Un système automatisé permettra aux responsables d'approuver les voyages avant leur réservation, c'est-à-dire que les coûts pourront être évalués avant que ce ne soit trop tard.
3- Gérer plus facilement les dépenses et réaliser des économies sur les vols, les locations de véhicules et les hôtels
Oui, faire des économies d'argent est toujours une offre incitative majeure derrière les services de gestion de voyages. Une agence de voyages d'affaires telle qu'Egencia utilisera ses relations étroites avec les compagnies aériennes, les hôtels et les sociétés de location de voitures pour négocier des tarifs spéciaux et/ou des services préférés, afin de réaliser des économies (qui, entre nous, ne sont pas disponibles chez les autres agences de voyages d'affaires !) Il va de soi qu'en garantissant l'identification et la réservation des tarifs les plus bas, les entreprises peuvent régner sur les coûts des voyages.
4- Mettre en place des pratiques visant à renforcer la sécurité et à réduire les risques
La seule certitude dans le domaine du voyage, c'est la promesse de l'incertitude. Des catastrophes naturelles, comme un ouragan, une éruption volcanique ou une tempête de neige classique, aux menaces terroristes, il est impossible de savoir ce qui peut et va influencer un voyage. Que vos employés se déplacent en avion ou par voie terrestre, vous devez savoir où ils se trouvent à tout moment. Vous devez plus particulièrement aider à gérer les risques au milieu d'une éventuelle crise. Un programme voyages géré facilitera le suivi de vos employés et de vos communications avec eux.
5- Permettre une efficacité accrue et une meilleure exécution du programme voyages
Un programme voyages géré axé sur la satisfaction des voyageurs (point souligné dans la première raison) va à son tour augmenter la réservation en libre-service, améliorer le respect de la politique voyages et faciliter la vie des équipes administratives et des assistants de voyage sur place. L'un dans l'autre, les services de gestion de voyages qui savent comment répondre aux besoins de votre entreprise vous aideront à optimiser son efficacité et à améliorer l'exécution du programme voyages. Une fois un programme voyages en place, vous ne pourrez ainsi même plus vous rappeler comment vous faisiez avant. Vous envisagez de structurer les déplacements professionnels de vos collaborateurs dans votre entreprise ?
Contactez les équipes d'Egencia qui seront ravies de répondre à vos questions et vous accompagner.
