Qu’est-ce que la gestion du risque pour les voyages d’affaires ?

Au même titre qu’un hôpital a l’obligation de fournir un certain niveau de soins à une personne blessée ou à toute personne sous sa charge, les employeurs ont également des obligations à l’égard de leurs employés. Cela permet de s’assurer que ces derniers bénéficient d’un environnement de travail sûr et qu’ils profitent toujours de mesures raisonnables dans le cadre de leur travail. Et cela ne concerne pas uniquement les moments où les employés se trouvent au bureau, mais également lorsqu’ils sont en déplacement.

Veiller au bien-être des voyageurs et s’assurer de leur sécurité doit être une priorité absolue pour les entreprises. Les employeurs ont l’obligation légale et morale de protéger leurs employés contre tout risque de sécurité lorsque ces derniers sont en déplacement professionnel. Cette responsabilité et cette obligation d’assurer la sécurité des employés en déplacement sont connues sous le nom de « gestion du risque ». Mais en quoi consiste cette gestion du risque et quel est son mode de fonctionnement ?

La gestion du risque pour les voyages d’affaires

Pour les voyages d’affaires, la gestion du risque dans une entreprise consiste à prendre toutes les précautions possibles pour protéger ses employés et les autres voyageurs. Lorsqu’une personne voyage au nom d’une entreprise, les procédures et les politiques voyages appropriées doivent être mises en place et maîtrisées. Cela implique d’anticiper les risques potentiels, de mettre en place des mesures de prévention et de disposer d’un plan permettant de répondre rapidement et efficacement à toute situation d’urgence susceptible de survenir au cours d’un voyage. En règle générale, la gestion du risque est instaurée et assurée par le biais d’une politique voyages d’affaires.

Pourquoi la gestion du risque est-elle importante ?

Il est fort probable que vous disposiez déjà d’une certaine procédure de gestion du risque au sein de votre entreprise (par exemple, un plan d’action pour différents scénarios d’urgence). Ces procédures ne constituent pas seulement une nécessité logistique, mais aussi une obligation légale. Il en va de même pour la sécurité des employés en déplacement professionnel. Les entreprises doivent assurer leur sécurité au mieux, afin d’éviter tout manquement à leur devoir de gestion du risque et toute responsabilité civile potentielle.

En outre, la gestion du risque doit constituer un élément fondamental de la culture d’entreprise. Ce type de culture indique à vos employés que leur bien-être et leur sécurité sont une priorité à vos yeux. Grâce à des procédures appropriées en matière de gestion du risque, vos employés se sentent en confiance, valorisés et ont l’impression que leur sécurité est importante.

Exemples de gestion du risque dans le cadre des voyages d’affaires

Il existe de nombreux exemples pour illustrer la gestion du risque dans différents scénarios. Pour les voyages d’affaires, de nombreuses entreprises utilisent des solutions de voyages d’affaires offrant des services de gestion du risque, notamment :

• Des alertes voyages et des informations relatives à la sécurité 
  Des avertissements en temps réel et des informations relatives à la sécurité sont envoyés en cas de circonstances imprévues et fournissent aux voyageurs des alertes importantes en cas d’urgence. Des avertissements et des alertes peuvent être envoyés pour toutes sortes de raisons (problèmes de sécurité sanitaire, changements de vols dus à des conditions météorologiques défavorables, voire troubles politiques s’ils représentent un risque potentiel pour les voyageurs).
• Une assistance en cas d’urgence 
  En cas de vol manqué ou d’urgence, les employés doivent pouvoir obtenir de l’aide à tout moment, et pas seulement pendant vos horaires de travail. C’est pour cette raison que de nombreuses solutions de voyage d’affaires offrent une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Ces services peuvent comprendre une assistance médicale, des plans d’évacuation, et même une assistance juridique.
• Des directives de santé et de vaccination 
  Avoir accès à toutes les directives sanitaires et être informé des vaccinations à effectuer avant d’entrer sur un nouveau territoire est toujours important pour les voyageurs d’affaires, surtout depuis le début de la pandémie.
• Des hébergements sûrs 
  S’assurer que les logements répondent aux normes de sécurité et sont situés dans des zones sûres est un moyen important de minimiser les risques lors des voyages d’affaires. Les entreprises peuvent s’assurer que seuls des hôtels de confiance sont réservés grâce à des outils de voyage d’affaires disposant de vastes bases de données et capables de trouver des hébergements répondant aux critères requis.
• Une assurance voyage 
  La vie étant imprévisible, il arrive parfois que des plans doivent être modifiés. Offrir une assurance voyage complète aux employés peut les protéger contre les imprévus, les urgences médicales ou les annulations de voyage.

La gestion du risque pour les Travel Managers

Les Travel Managers jouent un rôle crucial dans la mise en œuvre des pratiques de gestion du risque au sein d’une organisation. L’élaboration, la communication et l’application de politiques et procédures voyages qui accordent la priorité à la sécurité des employés pendant les voyages d’affaires est une obligation générale qui leur incombe. Les Travel Managers doivent faire preuve de diligence en travaillant en étroite collaboration avec de nombreux services (RH, service juridique, service de gestion du risque, etc.), afin de mettre en place un programme approprié et complet de gestion du risque pour les employés.

En outre, les voyageurs feront appel aux Travel Managers avant et pendant leur voyage. Il est donc important pour eux de se tenir au courant des événements internationaux, des avertissements de voyage et des risques potentiels dans toutes les destinations où les employés sont susceptibles de se rendre dans le cadre de leur travail, ainsi que de toutes les autres directives de l’entreprise en matière de gestion du risque. En étant proactifs et vigilants, les Travel Managers peuvent s’assurer que les employés sont bien préparés et accompagnés tout au long de leur voyage.

Pourquoi les Travel Managers ont-ils besoin d’un programme de gestion du risque ?

Lorsque les employés se déplacent pour le travail, les entreprises ont une obligation fiduciaire de veiller à leur bien-être et à leur sécurité. Tout manquement à une obligation de mettre en place des mesures raisonnables entraînant un incident peut rendre votre entreprise légalement responsable de toute blessure ou de tout dommage causé. Parmi les autres raisons pour lesquelles il est important pour les Travel Managers de disposer d’un programme de gestion du risque, on retrouve :

• La conformité légale 
  La mise en place d’un programme solide permet de protéger votre entreprise contre d’éventuelles poursuites et responsabilités. En effet, les entreprises sont légalement responsables de leurs employés. Le non-respect des obligations liées à la gestion du risque peut avoir des conséquences juridiques.
• Le bien-être et la productivité des employés 
  Lorsque les employés se savent en sécurité et accompagnés pendant leurs déplacements, ils peuvent se concentrer sur leur travail. En outre, savoir qu’ils peuvent compter sur vous pour donner la priorité à leur sécurité peut contribuer à améliorer leur moral, ce qui se traduit par une plus grande fidélisation et satisfaction des employés.
• La réputation et l’image de marque 
  L’engagement de votre entreprise en faveur de la sécurité et du bien-être de vos employés se répercute positivement sur votre image de marque. Cela peut également contribuer à attirer les meilleurs talents et à favoriser le travail en étroite collaboration avec les clients.
• La réduction des coûts 
  Une autre bonne raison de mettre en place un programme est que celui-ci permet d’identifier et de réduire les risques potentiels qui entraînent des incidents et des perturbations coûteux lors des voyages d’affaires.
• La préparation aux situations de crise 
  Le plus important est sans doute qu’un programme de gestion du risque bien conçu comporte des plans d’urgence qui permettent de réagir rapidement et de façon coordonnée dans les situations critiques.

Egencia vous aide à faire passer la gestion du risque au premier plan

Préservez le bien-être de vos employés grâce à un programme de gestion du risque adapté. Du moment de la réservation d’un voyage jusqu’au retour en toute sécurité de vos collaborateurs, nous pouvons vous aider à renforcer votre politique voyages afin de les protéger, même en déplacement.