Trouver la solution de voyages d’affaires adaptée aux besoins et à la culture de votre entreprise n’est pas une tâche facile. Et cela est d’autant plus vrai lorsque vous devez désormais trouver le juste équilibre entre l’amélioration de l’expérience voyageur et la maîtrise des coûts liés aux déplacements. En effet, les petites entreprises comme les grands groupes subissent une pression croissante et sont aujourd’hui tenus de mesurer la rentabilité de leur programme voyages d’affaires.

Le tout est de comprendre comment optimiser les économies tout en améliorant la valeur. Il convient, avant tout, de garder à l’esprit les cinq principaux leviers sur lesquels vous pouvez vous appuyer en matière d’économies et d’amélioration de l’expérience voyageur : le respect de la politique voyages, la valeur, l’adoption en ligne, la gestion des frais de voyage et l’innovation.

Téléchargez la check-list des voyages d’affaires pour les professionnels des finances pour savoir plus précisément :

• Comment le respect de la politique voyages et la visibilité du programme voyages permettent de réaliser davantage d’économies
• Quels domaines de valeur augmentent la productivité
• Pourquoi l’adoption en ligne est la clé d’un bon ROI
• Comment la gestion automatisée des frais de voyage fait gagner du temps
• Pourquoi l’innovation joue un rôle majeur dans la sécurité des voyageurs

Dans le monde actuel, la seule chose qui ne change pas, c’est le changement lui-même. On peut, toutefois, énoncer que les destinations à haut risque, les itinéraires soumis à restrictions et les coûts de transport en hausse vont peser sur les voyages d’affaires dans un avenir proche. En amont et en aval de chaque déplacement, il est temps de réfléchir attentivement à chaque élément de votre programme voyages et à la manière de gérer les frais de déplacements professionnels, les paiements avec la carte de la société, les notes de frais et les remboursements. Qu’un voyageur réserve un billet d’avion, une location de voiture, un hébergement de type Airbnb ou un hôtel traditionnel, le coût réel de chaque voyage d’affaires peut vite grimper.

Dès lors que toutes les dépenses sont centralisées dans un seul outil de réservation, vous pouvez collecter des données relatives aux frais de déplacements professionnels et définir une politique voyages pour assurer la cohérence à tous les échelons de votre entreprise. Si la politique voyages de votre entreprise est à jour et clairement définie, vos voyageurs éviteront de réserver des voyages dans des destinations non appropriées. À la clé : moins de frais d’annulation ou de modification, davantage d’économies et plus de sécurité.

Géré avec efficacité, le voyage d’affaires permet à la fois de réaliser des économies et d’obtenir un retour sur investissement. Il est important que les services financiers puissent accéder facilement à des données reflétant les transactions en temps réel en matière de frais de déplacements professionnels. Avec une visibilité sur le coût réel des voyages, les entreprises peuvent identifier des sources potentielles d’économies pour réaliser leurs autres objectifs.

D’après un rapport Harvard Business Analytics Services, en association avec Egencia, les entreprises qui considèrent les voyages d’affaires comme un investissement stratégique, plutôt que comme une dépense, affichaient systématiquement de meilleures performances, de l’innovation aux ventes en passant par l’attraction et la rétention des talents. Elles ont mis en place des politiques voyages bien gérées, un budget voyages et un partenariat avec une agence de voyages d’affaires, ce qui leur permet d’économiser de l’argent et les aide à développer leur activité.

Que votre entreprise recommence à planifier des voyages pour la première fois depuis le début de la pandémie ou qu’elle n’ait jamais cessé les voyages, il est temps de repenser votre mode de gestion des frais de déplacements professionnels. Téléchargez la check-list pour savoir comment gérer l’impact financier de façon responsable dans un contexte post-pandémie.