Une gestion personnalisée de vos frais de voyage

Connectez votre programme voyages à des solutions de gestion des frais de voyage (T&E). Faciles à utiliser, elles rationalisent le remboursement des voyages d’affaires, le suivi des dépenses, les données en temps réel et bien plus encore.

La gestion des dépenses de voyage simplifiée

Gérer les frais de voyage d’entreprise n’est pas toujours facile. Mais cela peut le devenir.

Que vous soyez en charge de la gestion d’un programme voyages pour une petite entreprise, une organisation de taille moyenne, ou une société internationale, vous devez garder un œil sur les frais de voyage courants, gérer les budgets et rapprocher les comptes. Cela implique de suivre tous les frais liés aux voyages, qu’ils soient approuvés et enregistrés dans votre système ou non.

Simplifier les frais de votre organisation pour qu’ils soient aussi efficaces et communicables que le reste de votre programme voyages favorise la conformité et donne une vue d’ensemble de vos flux de frais de voyage.

Nous vous fournissons une solution complète et vous aidons à relier votre politique voyages à vos frais professionnels. Quels que soient vos besoins en matière de contrôle des coûts et des frais de voyage, nous vous aiderons à identifier la meilleure approche. Découvrez comment intégrer votre programme voyages à des solutions de gestion des frais. Faciles à utiliser, elles rationalisent le remboursement des voyages, les coûts d’approvisionnement et soutiennent la croissance de l’organisation par le biais des voyages.

Une solution T&E unique

Le suivi des frais de voyage est important. Notre solution logicielle de gestion des frais de voyage inclut un système de reporting simple d’utilisation dans lequel sont centralisés l’ensemble de vos frais.

Elle offre une visibilité quotidienne sur vos frais de voyage et sur l’ensemble du processus de remboursement, y compris les billets d’avion, les locations de voiture, les indemnités journalières, les frais annexes et les frais de carte d’entreprise.
Alignez les champs de données importants entre eux pour vous aider dans la définition des budgets et la création de vos rapports financiers.
Gérez facilement les frais de voyage de vos employés et suivez les dépenses réalisées au moyen des cartes de crédit d’entreprise et personnelles.
Rapprochez rapidement les frais facturés centralisés pour payer les émetteurs des cartes de crédit et valider les notes de frais de voyage en conséquence dans vos livres de comptes.

Streamline your process and travel policy

Simplifiez vos processus et politiques

Faites en sorte que les politiques de frais de voyage et les processus en place fonctionnent dans votre entreprise. Économisez du temps et de l’argent avec une solution T&E qui répond à vos objectifs à chaque étape.

Créez des profils de voyageurs et des préférences de réservation afin de favoriser le respect des politiques voyages.
Configurez vos champs de données pour les aligner sur les besoins de reporting de votre équipe des finances.
Offrez une liberté de choix quant aux modes de paiement.
Créez des flux de données entre les systèmes de gestion de frais de voyage et de reporting associés.
Prenez en charge vos processus de reporting et de rapprochement de frais existants.
Rapprochez l’ensemble des frais dans vos comptes.

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La gestion des frais de voyage adaptée aux entreprises de toutes tailles

Il est important de maintenir des conditions de réconciliation spécifiques à votre entreprise. Egencia peut vous aider à :

Simplifier le processus pour conserver l’ensemble de vos comptes entièrement réconciliés avec vos relevés de carte de paiement et vos relevés bancaires.
Transmettre facilement toutes vos données de transaction en ligne et hors ligne vers votre système de gestion des frais de voyage.
Envoyer automatiquement les données de voyage vers des systèmes dédiés à la gestion des frais de voyage, aux partenaires de gestion des risques voyageurs et à vos systèmes ERP avec Open Connect.
Améliorer le respect de votre politique voyages et limiter les dépenses excessives en autorisant les voyageurs à consolider les justificatifs et les transactions effectuées au moyen d’une ou de plusieurs cartes de crédit personnelles.

Open Sync compile toutes les dépenses dans une feuille de calcul que vous pouvez exporter et envoyer à vos partenaires de gestion des dépenses. Utilisez Open Sync pour aider les employés qui se servent de cartes de paiement personnelles pour leurs frais de voyage.¹

^{1 Disponible uniquement en Amérique du Nord}

Équilibre entre vos voyageurs et vos résultats financiers

Vous devez disposer de relevés bancaires et de carte de crédit rapprochés pour les intégrer dans vos comptes. C’est pourquoi nous travaillons avec vous pour garantir que l’ensemble de vos données de transaction, offline, en ligne ou dans des champs de données personnalisées, soit transféré à votre système de gestion de frais professionnels. Grâce à nos partenaires de gestion de frais professionnels et à nos fournisseurs de moyens de paiement, vous bénéficiez de rapports de données de facturation que vous pouvez exporter en vue de répondre à vos besoins spécifiques en matière de rapprochement de données.

Premiers pas

En comprenant vos besoins, nous pouvons vous aider à gérer les processus de dépenses avec des solutions de données de dépenses et des applications mobiles de dépenses qui s’alignent sur les exigences de votre entreprise et les objectifs professionnels des voyages.

Il existe plusieurs façons d’inclure les données relatives aux déplacements dans un système de gestion des frais de voyage, ce qui vous permet de choisir parmi une série d’options personnalisées et économiques. Grâce à nos partenariats internationaux avec des fournisseurs de gestion des frais de voyage, vous pouvez réduire les processus manuels pour les gestionnaires de voyages, les voyageurs, les services comptables, etc.

La comptabilité ne devrait pas être une tâche fastidieuse. Contactez-nous pour évaluer vos besoins en matière de gestion des frais de voyage.