Expense management voor u
Verbind uw reisprogramma met gebruiksvriendelijke oplossingen voor reis- en onkostenbeheer voor de terugbetaling van onkosten van zakenreizen, het bijhouden van onkosten, realtime gegevens en nog veel meer.
Vereenvoudigd beheer van reisuitgaven
Het beheer van reizen en onkosten is niet altijd eenvoudig. Maar het is mogelijk.
U moet de dagelijkse reisuitgaven bijhouden, budgetten beheren en rekeningen in overeenstemming brengen, of u nu een reisprogramma beheert voor een klein bedrijf, een middelgrote organisatie of een internationale onderneming. Alle reisgerelateerde uitgaven moeten daarom worden bijgehouden, of ze nu zijn goedgekeurd en in uw systeem staan of niet.
Door de uitgaven van uw organisatie te vereenvoudigen, zodat ze net zo efficiënt en rapporteerbaar zijn als de rest van uw reisprogramma, voldoet u aan alle regels en krijgt u een volledig beeld van de workflows voor uw reisuitgaven.
We bieden een complete oplossing en kunnen u helpen om uw reisbeleid aan uw uitgaven te koppelen. Wat u ook nodig hebt om uw reiskosten en -uitgaven in de hand te houden, wij helpen u om de beste aanpak te vinden. Ontdek hoe u uw reisprogramma kunt integreren met gebruiksvriendelijke oplossingen voor expense management die de terugbetaling van reizen en de inkoopkosten stroomlijnen en de groei van de organisatie via reizen ondersteunen.
Eén oplossing voor reizen en onkosten
Uw reisuitgaven bijhouden is belangrijk. Onze softwareoplossing voor expense management van reizen kan helpen met een gebruiksvriendelijk rapportagesysteem dat alle uitgaven op één plaats bewaart.
- Krijg dagelijks inzicht in uw onkosten en het volledige terugbetalingsproces, inclusief vliegtarieven, autoverhuur, dagvergoedingen, bijkomende kosten en kosten voor bedrijfskaarten.
- Breng belangrijke gegevensvelden samen voor budgettering en financiële verantwoording.
- Beheer eenvoudig reisgerelateerde onkosten van medewerkers om uitgaven met persoonlijke of zakelijke creditcards weer te geven.
- Verzamel snel en centraal gefactureerde kosten om creditcardbedrijven te betalen voor volledig gevalideerde reizen en onkosten in uw grootboek.
Stroomlijning van uw processen en beleid
Stem uw beleid en processen voor reisuitgaven af op uw persoonlijke werkwijzen. Bespaar tijd en geld met een oplossing voor reizen en onkosten die u met elke stap dichter naar uw doelen brengt.
- Maak reizigersprofielen en boekingsvoorkeuren aan om naleving van het reisbeleid te stimuleren.
- Configureer uw gegevensvelden volgens de rapportagebehoeften van uw financiële team.
- Biedt flexibele ondersteuning voor verschillende betalingswijzen.
- Bouw gegevensstromen die processen voor reizen en onkosten en bijbehorende rapportagesystemen automatiseren.
- Ondersteun uw bestaande onkostenrapportage en vereffeningsprocessen.
- Zorg voor de juiste vereffening in uw grootboek.
Expense management voor bedrijven van elk formaat
Het is belangrijk om de specifieke vereisten voor vereffeningen binnen uw bedrijf bij te houden. Via Egencia kunt u:
- Het proces vereenvoudigen waarmee u uw grootboek volledig vereffend houdt met uw creditcard- en bankafschriften.
- Al uw offline en online transactiegegevens gemakkelijk overdragen aan uw expense management-systeem.
- Reisgegevens automatisch verzenden naar gespecialiseerde expense management-systemen, travel risk management-partners en uw ERP-systemen met Open Connect.
- De beleidsnaleving verbeteren en buitensporige uitgaven beperken door reizigers toe te staan betalingsbewijzen en persoonlijke creditcardkosten van meerdere kaarten samen te voegen.
Open Sync verzamelt alle uitgaven en maakt automatisch een spreadsheet die u eenvoudig kunt exporteren voor verzending aan uw expense-partners. Gebruik Open Sync om medewerkers die persoonlijke creditcards gebruiken voor hun reiskosten te ondersteunen.1
1 Alleen beschikbaar in Noord-Amerika
Reisboekers en het eindresultaat in balans houden
Creditcard- en bankafschriften moet volledig vereffend zijn voordat u ze aan uw grootboek kunt toevoegen. Daarom zorgen we er samen met u voor dat al uw transactiegegevens (offline, online en met aangepaste gegevensvelden) nauwkeurig en gemakkelijk aan uw expense management-systeem kunnen worden doorgegeven. Via onze partners voor expense management en betalingsproviders krijgt u factureringsgegevensrapporten die u kunt exporteren om de vereisten voor vereffeningen van uw bedrijf te ondersteunen.
Aan de slag
Door uw behoeften te begrijpen, kunnen we u helpen bij het beheren van onkostenprocessen met oplossingen voor onkostengegevens en mobiele onkosten-apps die zijn afgestemd op de vereisten en zakelijke reisdoelen van uw bedrijf.
Er zijn verschillende manieren om reisgegevens op te nemen in een expense management-systeem voor reizen, maar u kunt kiezen uit verschillende aangepaste kostenbesparende opties. Via onze wereldwijde partnerschappen met providers van expense management kunt u handmatige processen voor travel managers, reizigers, boekhoudafdelingen en nog veel meer verminderen.
Cijfers doorgronden hoeft niet vervelend te zijn. Neem contact met ons op om te bekijken wat uw expense management nodig heeft.
Aanbevolen voor u
Bent u klaar om uw onkostenbeheer voor reizen te stroomlijnen? Vraag vandaag nog een demo aan!
Bent u al klant? Neem contact op met de klantenservice van Egencia.