Skip to main content

Privacybeleid

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: [13.06.2022]

Bij Egencia (‘Egencia’, ‘we’, ‘wij’, ‘ons’, ‘onze’) begrijpen we dat het online boeken van een reis veel vertrouwen vraagt van uw kant. Wij nemen dit vertrouwen heel serieus en het is onze prioriteit om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonlijke gegevens die u of uw onderneming aan ons verstrekt (zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres of betalingsgegevens); te waarborgen.

Deze privacyverklaring beschrijft onze privacypraktijken als volgt:

Wanneer u een reis boekt via Egencia, dienen we bepaalde beslissingen te nemen over hoe en waarom we uw persoonlijke gegevens verwerken om uw boeking te voltooien. Wij zijn dan ook verantwoordelijk voor de bescherming van uw persoonlijke gegevens gedurende het hele reisboekingsproces.

In deze Privacyverklaring bespreken we het beleid van Egencia inzake het beheer van persoonlijke gegevens en de soorten persoonlijke gegevens die Egencia bewaart, de doeleinden waarvoor zulke persoonlijke gegevens worden bewaard en de manieren waarop Egencia zulke gegevens verzamelt, bewaart, gebruikt en openbaar maakt.

CORPORATE REISPROGRAMMA - OVERZICHT

Om aan haar behoeften met betrekking tot zakenreizen te kunnen voldoen, heeft uw onderneming zich geregistreerd voor het Egencia Corporate Reisprogramma (het ‘Programma’). Onder dit programma kan uw organisatie een Travel Manager (‘Travel Manager’) aanwijzen voor het beheer en de administratie van de reisbehoeften van uw organisatie. Uw organisatie kan ook een of meer Travel Arrangers (‘Arranger’ of ‘Travel Director’) benoemen om de reizen van individuele werknemers (‘Reizigers’) en niet-werknemers (‘Gasten’), naar gelang passend wordt geacht door de organisatie, te boeken en te beheren.

  • Regels met betrekking tot boekingen door Reizigers

Reizigers kunnen hun eigen reizen boeken en beheren als ze zich als gebruiker van het Programma hebben geregistreerd of als het Egencia-implementatieteam hun profielgegevens in ons systeem heeft geladen. Als Reizigers zich niet registreren als gebruiker van het Programma, dienen ze te vertrouwen op hun Travel Manager, Arranger of Travel Director om namens hen te boeken. Als u een Reiziger bent, is deze Privacyverklaring van toepassing op hoe we uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken, ongeacht of u zelf reizen boekt en beheert of dat door uw Travel Manager, Arranger of Travel Director laat doen. Tenzij we uitdrukkelijk anders bepalen, verwijzen we met ‘u’ in deze Privacyverklaring naar u als de Reiziger, ongeacht of u uw reizen zelf beheert of dat door een Travel Manager, Arranger of Travel Director laat doen.

  • Travel Managers, Arrangers en Travel Directors

Deze Privacyverklaring is voornamelijk gericht op Reizigers en Gastreizigers, maar geldt ook voor Travel Managers, Arrangers en Travel Directors.

Alle persoonlijke gegevens die een Travel Manager, Arranger of Travel Director ons over zichzelf verstrekt in verband met ons Programma wordt beheerd zoals vermeld in deze Privacyverklaring. Egencia behoudt zich echter het recht voor om contact op te nemen met Travel Managers, Arrangers en Travel Directors volgens de overeenkomst voor zakenreizen die hun organisatie met ons heeft (bijvoorbeeld om feedback te vragen over het programma of om de zakelijke relatie, nieuwe of bijgewerkte services te bespreken). Dit contact kan via telefoon, e-mail, sms of post verlopen.

Bij het boeken en het beheer van reizen namens een Reiziger of Gastreiziger dienen Travel Managers, Travel Arrangers en Travel Directors de toestemming van de relevante Reiziger of Gastreiziger te hebben. Travel Managers, Arrangers en Travel Directors dienen er ook voor te zorgen dat de betrokken Reiziger of Gastreiziger deze Privacyverklaring ontvangt en leest.

Ongeacht of u reizen rechtstreeks bij ons boekt of dat via uw Travel Manager, Arranger of Travel Director doet, kunnen geautoriseerde personen binnen uw bedrijf toegang hebben tot uw gebruikers-id, de naam van uw profiel, uw reisplannen en alle andere informatie in uw profiel. Ze kunnen ons ook opdracht geven om deze informatie te delen met derden met als doel de informatie te bewaren of voor andere doelstellingen. Uw Travel Manager, Arranger of Travel Director kan ook uw profielinstellingen (met uitzondering van uw gebruikers-id en wachtwoord) en reisvoorkeuren bijwerken overeenkomstig uw instructies. Indien nodig kan uw Travel Manager, Arranger of Travel Director ook uw reisplannen bekijken, wijzigen of annuleren om uw instructies te kunnen uitvoeren of in overeenstemming met de door u gemaakte afspraken.

  • Bereik van deze verklaring

Deze Privacyverklaring beschrijft Egencia’s praktijken met betrekking tot de verzameling en het gebruik van gegevens. Het beleid of de praktijken van uw onderneming kunnen verschillen, en wij zijn niet verantwoordelijk voor het gebruik of de openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens door wie dan ook in uw onderneming of voor enig handelen of nalaten van uw onderneming, Travel Manager, Arranger of Travel Director. Als u vragen heeft over de manier waarop uw onderneming, Travel Manager, Arranger of Travel Director uw persoonlijke gegevens behandelt of namens u reizen boekt of beheert, neem dan contact op met de gepaste vertegenwoordiger van uw onderneming of verwijs naar de privacyverklaring van uw onderneming.

WELKE INFORMATIE VERZAMELEN WIJ VAN U?

Om toegang te krijgen tot de Egencia-website, dient u eerst uw identiteit te verifiëren en u aan te melden als gebruiker. Egencia verzamelt en bewaart doorgaans alle informatie die u aan Egencia verstrekt, met inbegrip van maar zonder beperking tot alle persoonlijke gegevens over u die u ons specifiek en vrijwillig of op enige andere wijze verstrekt. Dit geldt ook voor gegevens die u kunnen identificeren (‘persoonlijke gegevens’), met inbegrip van uw voornaam, achternaam, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, paspoortinformatie en informatie van andere reisdocumenten (ID-kaart, rijbewijs), huisadres, inloggegevens en factureringsgegevens (zoals creditcardnummer, naam van de kaarthouder en vervaldatum van de kaart). We kunnen ook informatie opvragen over uw reisvoorkeuren, inclusief maaltijdverzoeken, stoelkeuze, loyalty- en lidmaatschapsinformatie (frequent flyer/guest/renter) en ticketingopties. Uw Travel Manager, Arranger of Travel Director kan aanvullende persoonlijke gegevens over u verstrekken, zoals uw werknemers-id.

Egencia verzamelt uw persoonlijke gegevens onder meer in de volgende situaties (zonder beperking):

  • Wanneer u een account aanmaakt bij Egencia
  • Wanneer u een reizigersprofiel voltooit
  • Wanneer u een reis boekt
  • Wanneer u de Travel Arranger-service gebruikt
  • Wanneer u deelneemt aan een enquête
  • Wanneer u contact met ons opneemt

Wanneer u onze website, onze mobiele app of gekoppelde tools of services gebruikt, kunnen we, waar nodig, de volgende categorieën van persoonlijke gegevens over u verzamelen:

Passagiersgegevens:Wanneer een reisboeking wordt gemaakt via Egencia, verzamelt Egencia de voornaam, achternaam, geboortedatum, het telefoonnummer, e-mailadres en andere persoonlijke gegevens die nodig zijn om de reis te boeken, zoals paspoortinformatie of informatie van andere reisdocumenten (ID-kaart, rijbewijs), huisadres, inloggegevens en factuurgegevens van de Reiziger. We kunnen ook informatie verzamelen over de voorkeuren van elke Reiziger, waaronder maaltijdverzoeken, stoelkeuze, loyalty- en lidmaatschapsinformatie (frequent flyer / guest / renter) en ticketingopties.

Gastreizigersgegevens: Wanneer u via deze website een boeking doet voor iemand anders, kunnen we persoonlijke gegevens en informatie over reisvoorkeuren van die persoon opvragen. U dient de toestemming van andere individuen te verkrijgen en ervoor te zorgen dat dergelijke personen deze Privacyverklaring lezen voordat u hun persoonlijke gegevens en informatie over reisvoorkeuren aan ons verstrekt. Hun gegevens kunnen alleen via uw profiel worden bekeken of gewijzigd. Wij verzamelen, gebruiken en delen de persoonlijke gegevens van de betreffende persoon alleen om een boeking te doen.

Automatische informatie: Wij verzamelen automatisch informatie over uw computer wanneer u deze website bezoekt. Zo verzamelen wij bijvoorbeeld info over uw IP-adres, uw internetbrowser (zoals Firefox, Internet Explorer of Safari) en doorverwijzende websites. Wij kunnen ook gegevens verzamelen over uw online activiteiten, zoals de reizen die u bekijkt en de aankopen die u doet. Ons doel bij het verzamelen van deze informatie is uw gebruikerservaring aan te passen aan uw voorkeuren en fraude te voorkomen. Raadpleeg onze Cookie-verklaring voor meer informatie.

Opname van oproepen: Oproepen van en naar onze klantenservice kunnen worden opgenomen of gemonitord voor kwaliteitsbewaking, om ons te beschermen in geval van een juridisch geschil en voor personeelstrainingen. Opnames van telefoongesprekken worden bewaard zolang dat redelijkerwijs nodig of wettelijk noodzakelijk is en worden vervolgens vernietigd. Alle persoonlijke gegevens die u tijdens het gesprek geeft worden behandeld in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring.

Andere online communicatie: Al uw interacties met ons via onze website of andere technologie, zoals chat, worden opgenomen en gecontroleerd voor kwaliteitsdoeleinden, om ons te beschermen in het geval van een juridisch geschil en voor personeelstrainingen. Deze gegevens worden verwerkt en bewaard in overeenstemming met deze Privacyverklaring.

Speciale categorieën persoonlijke gegevens: Bepaalde soorten persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld sommige door de overheid verstrekte identificatienummers, informatie over religieuze overtuiging, gezondheid of seksualiteit, worden als gevoelig beschouwd en vereisen aanvullende bescherming krachtens de toepasselijke wetgeving. Wij beperken de omstandigheden waaronder we gevoelige persoonlijke gegevens kunnen verzamelen. Voorbeelden van deze gegevens zijn onder meer:

  • Gezondheidsinformatie die nodig kan zijn om passende reisaccommodatie en vereisten voor toegankelijkheidsvoorzieningen of faciliteiten te bieden.
  • Door de overheid uitgegeven identificatienummers, zoals paspoort- of rijbewijsnummer, die nodig kunnen zijn voor vluchten, autoverhuur of andere reisboekingen.
  • Andere informatie die u optioneel verstrekt en die informatie over religieuze overtuiging, gezondheid of andere informatie kan impliceren of suggereren, bijvoorbeeld dieetvereisten.

Niet verstrekken van gegevens: Om toegang te krijgen tot de Egencia-website dient u zich aan de hand van uw lidmaatschaps-id en wachtwoord als lid aan te melden. Bij het maken van reisplannen of het boeken via deze website dient u de gevraagde contactgegevens en financiële informatie te verstrekken. Wij gebruiken uw contactgegevens om de vereiste services te boeken, om u de details van de bevestiging toe te sturen, om de boeking te factureren en om u te informeren over eventuele updates of wijzigingen aan uw reisplannen. Als u de gevraagde informatie niet verstrekt, kunt u geen toegang krijgen tot de Egencia-website en kunnen we niet voldoen aan uw verzoeken of aankopen.

Gebruik van uw gegevens: Egencia maakt gebruik van gevoelige factureringsinformatie (zoals de naam van de kaarthouder, creditcardnummer en de vervaldatum van de kaart) om de reisboekingen op onze site te voltooien. Wij gebruiken andere persoonlijke gegevens over u voor de volgende algemene doeleinden: om u te registreren als lid van Egencia; om de door u aangevraagde producten en services te leveren; om u bevestigingen en updates over uw reis toe te sturen; om u reisnotificaties te sturen; om u te informeren over service-updates en services die u mogelijk interesseren; om in het algemeen met u te communiceren; om uw vragen en opmerkingen te beantwoorden; om belangstelling in onze producten, services en website te meten en deze te verbeteren; om uw ervaring met Egencia anderszins aan uw persoonlijke voorkeuren aan te passen; om beloningen mogelijk te maken als onderdeel van een loyaliteits- of rewards-programma waaraan u wenst deel te nemen; om informatie van u te vragen, onder andere via enquêtes; om geschillen op te lossen, bedragen in rekening te brengen of problemen te verhelpen; om mogelijke verboden of illegale activiteiten te voorkomen; om aan wettelijke screeningsvereisten te voldoen; om onze Gebruiksvoorwaarden te handhaven; en zoals anderszins beschreven op het moment dat we uw gegevens verzamelen.

Wettelijke grondslagen voor verwerking: Normaal gesproken verzamelen we alleen persoonlijke gegevens van u (i) wanneer we de persoonlijke gegevens nodig hebben om een contract met uw organisatie uit te voeren, (ii) wanneer de verwerking in ons legitiem belang (of in het legitieme belang van een derde partij) is en niet door uw rechten wordt tenietgedaan, of (iii) wanneer we uw toestemming daarvoor hebben. In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht om persoonlijke gegevens van u te verzamelen, bijvoorbeeld wanneer we uw transactiegeschiedenis nodig hebben om onze financiële en fiscale verplichtingen volgens de wet uit te voeren.

Als we u vragen om persoonlijke gegevens te verstrekken om aan een wettelijke verplichting te voldoen of om een contract met uw organisatie uit te voeren, maken we de reden op het betreffende moment duidelijk. We laten u ook weten of het verstrekken van uw persoonlijke gegevens al dan niet verplicht is (en wat de mogelijke gevolgen zijn als u uw persoonlijke gegevens niet verstrekt).

Als we uw persoonlijke gegevens op basis van onze legitieme belangen (of die van een derde partij) verzamelen en gebruiken, bestaat dit belang normaal gesproken uit het beheren van ons platform en het communiceren met u als dat nodig is om onze diensten aan u te verlenen, voor beveiligingsverificatie wanneer u contact met ons opneemt en voor onze legitieme commerciële belangen, bijvoorbeeld voor het beantwoorden van uw vragen, het verbeteren van ons platform, het uitvoeren van marketing of met het oog op het opsporen of voorkomen van illegale activiteiten. Wij kunnen andere legitieme belangen hebben en indien nodig zullen we u op het relevante moment duidelijk maken wat die legitieme belangen zijn.

Als we uw toestemming vragen om persoonlijke informatie te verstrekken, zullen we duidelijk maken dat u het recht heeft om uw toestemming op elk moment in te trekken

OPENBAARMAKING VAN UW GEGEVENS

Egencia en haar serviceproviders kunnen mogelijk uw gegevens delen met de volgende entiteiten:

  • Leveranciers zoals hotels, luchtvaartmaatschappijen, treinmaatschappijen, autoverhuurders en activiteitenaanbieders, die uw reisboekingen uiteindelijk uitvoeren. Overal op deze website worden alle services die door externe leveranciers aangeboden worden als zodanig omschreven. Deze leveranciers zullen uw gegevens te verwerken in overeenstemming met hun eigen privacybeleid. Wij adviseren u om het privacybeleid van deze externe leveranciers aandachtig te lezen als u via Egencia producten van hen koopt. Houd er rekening mee dat deze externe leveranciers contact met u kunnen opnemen, voor zover noodzakelijk, om aanvullende persoonlijke gegevens te ontvangen of om uw boeking te verzorgen.
  • Externe leveranciers: Leveranciers die services of functies namens ons aanbieden, waaronder
    de verwerking van creditcards, bedrijfsanalyses, klantenservice buiten kantooruren, distributie van enquêtes of nieuwsbrieven per e-mail en fraudepreventie. Uw werkgever kan ons ook machtigen om uw persoonlijke gegevens te delen met externe leveranciers die diensten als onkostenbeheer en -vergoeding leveren. Externe verkopers hebben toegang tot persoonlijke gegevens voor zover dit nodig is om hun taken te vervullen. Zij hebben geen toestemming om die gegevens voor welk ander doel dan ook te delen of te gebruiken. Voor meer informatie over de manier waarop onze serviceproviders uw persoonlijke gegevens verwerken, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande gegevens in ‘Contact met ons opnemen‘.
  • Anderen binnen uw onderneming, zoals uw Travel Manager, Arranger of Travel Director, zoals hierboven beschreven in de sectie ‘Travel Managers, Arrangers en Travel Directors’.
  • Partnerbedrijven Wij kunnen bepaalde gegevens delen met onze partnerbedrijven voor hosting-, statistiek-, opslag- en rapportagedoeleinden, om hun en onze diensten uit te voeren, te analyseren en te verbeteren. Voor zover een partnerbedrijf toegang heeft tot uw gegevens om u namens ons diensten te leveren, hanteren zij werkwijzen die minstens zo strikt zijn als de werkwijzen die in deze privacyverklaring beschreven worden.

Wij en onze serviceproviders kunnen uw gegevens ook in de volgende gevallen delen:

  • Wanneer u dit uitdrukkelijk vraagt.
  • In antwoord op dagvaardingen, gerechtelijke bevelen of andere juridische procedures; om onze wettelijke rechten vast te stellen of uit te oefenen; ter verdediging tegen juridische claims; of zoals anderszins vereist of toegestaan door de toepasselijke wetgeving. In dergelijke gevallen behouden wij ons het recht voor om gebruik te maken van enige juridisch bezwaren of beschikbaar recht, of om deze af te wijzen.
  • Wanneer wij menen dat het gepast is om illegale of vermoedelijk illegale activiteiten te onderzoeken, voorkomen of maatregelen daartegen te nemen; om de rechten, eigendommen of veiligheid van Egencia, onze klanten of anderen te beschermen en verdedigen; en in verband met onze Gebruiksvoorwaarden en andere overeenkomsten.
  • Met wereldwijde wetshandhavingsinstanties en overheden met het oog op veiligheid, douane en immigratie. Volgens Amerikaans recht dienen luchtvaartmaatschappijen het US Department of Homeland Security, Bureau of Customs and Border Protection bijvoorbeeld voor aanvang van de reis voorzien van bepaalde reis- en boekingsgegevens (ook gekend als Passenger Name Record of PNR-gegevens) i.v.m. passagiers die reizen vanaf, via en naar de Verenigde Staten. We kunnen deze informatie met luchtvaartmaatschappijen of andere reisaanbieders delen, zodat zij deze kunnen doorsturen naar de toepasselijke wetshandhavingsinstanties en -overheden.
  • In verband met een voorgestelde of voltooide bedrijfstransactie, zoals de verkoop van een dochteronderneming of divisie, fusie, consolidatie of verkoop van activa, of in het onwaarschijnlijke geval van een faillissement.

UW KEUZES MET BETREKKING TOT DE VERZAMELING EN HET GEBRUIK VAN UW GEGEVENS

U kunt gegevens bekijken, toevoegen, bijwerken of verwijderen via de pagina’s Mijn profiel en Mijn Reizen en uw profiel sluiten zoals hieronder beschreven.

U kunt ook een schriftelijk verzoek indienen om toegang te krijgen tot de persoonlijke gegevens die wij over u bewaren. Als u een dergelijk verzoek indient, dan heeft Egencia het recht om gepaste identificatie te vragen alvorens aan een dergelijk verzoek te voldoen. U kunt een schriftelijk verzoek voor toegang tot uw persoonlijke gegevens indienen door contact met ons op te nemen via de onderstaande contactgegevens in de sectie ‘Contact met ons opnemen’. We doen ons best om binnen een gepaste termijn te reageren en, in ieder geval, binnen de wettelijke termijnen te antwoorden.

Bepaalde landen en regio‘s verlenen aanvullende rechten met betrekking tot persoonlijke gegevens aan inwoners. Deze aanvullende rechten variëren per land en regio en omvatten mogelijk de bevoegdheid om:

  • een kopie van uw persoonlijke gegevens te verzoeken;
  • informatie te vragen over het doeleinde van de verwerkingsactiviteiten;
  • informatie te vragen over uw persoonlijke gegevens die voor zakelijke doeleinden zijn verkocht of gedeeld;
  • te vragen om verwijdering van uw persoonlijke gegevens;
  • bezwaar te maken tegen ons gebruik of de openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens;
  • de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken;
  • u af te melden voor de verkoop van uw persoonlijke gegevens;
  • uw persoonlijke gegevens over te zetten;
  • informatie over de achterliggende gedachte van de geautomatiseerde besluitvorming die wij gebruiken in onze werkwijzen voor fraudepreventie en het resultaat van zulke besluiten te verzoeken.

De eenvoudigste manier om uw verzoek bij ons in te dienen, is via het gedeelte ‘Contact met ons opnemen’ onderaan deze Privacyverklaring. Het uitoefenen van deze rechten zal van onze kant geen nadelige gevolgen voor u hebben.

In aanvulling op de bovenstaande rechten heeft u mogelijk het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit over hoe wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken. Wij moedigen u echter aan om eerst contact met ons op te nemen, zodat wij ons best kunnen doen om de kwestie op te lossen. U kunt uw verzoek bij ons indienen met behulp van de informatie in het gedeelte ‘Contact met ons opnemen’. Wij beantwoorden alle verzoeken die we ontvangen van personen die hun rechten op het gebied van persoonlijke gegevensbescherming in overeenstemming met de toepasselijke wetten op het gebied van gegevensbescherming willen uitoefenen.

Als deelnemer aan het Programma kunt u berichten van ons ontvangen met reisnieuws en -updates. U kunt uw abonnement op dergelijke e-mailnieuwsbrieven wanneer u wilt opzeggen via de pagina Mijn profiel onder het kopje ‘E-mailinstellingen’ of door uw Travel Manager, Arranger of Travel Director te informeren dat u dergelijke berichten van Egencia niet meer wilt ontvangen. U kunt u ook afmelden door te klikken op de afmeldingslink in de e-mailnieuwsbrief. Let er wel op dat wij ons het recht voorbehouden om u andere mededelingen te sturen, zoals onderhoudsmededelingen, administratieve berichten, enquêtes met betrekking tot uw Egencia-profiel of uw transacties met Egencia, zonder dat u de mogelijkheid krijgt om deze niet meer te ontvangen.

GEBRUIK VAN DE EGENCIA-APPS VOOR MOBIEL EN TABLETS (DE ‘MOBIELE APPS’)

Wanneer u een mobiele app van Egencia gebruikt, verzamelen en gebruiken we informatie over u op dezelfde manier en voor dezelfde doeleinden als wanneer u onze website gebruikt. Daarnaast gebruiken we ook een aantal andere gegevens die wij automatisch verzamelen wanneer u onze mobiele apps gebruikt. Met name:

  • We verzamelen informatie over de mobiele app-functies die u opent en gebruikt. Deze informatie stelt ons in staat om de mobiele app-componenten te identificeren die onze klanten interesseren, zodat wij de mobiele app kunnen aanpassen en continu kunnen verbeteren.
  • Als u de hotelzoekfunctie van een mobiele app gebruikt met behulp van uw ‘huidige locatie’, dan gebruiken we informatie over uw huidige locatie, aangeleverd door uw mobiele apparaat met behulp van gps of soortgelijke technologieën, om nabijgelegen accommodaties te tonen. Wij verzamelen geen locatiegegevens, tenzij u hiermee instemt door uitdrukkelijk te klikken op de hotelzoekfunctie met uw ‘huidige locatie’ als uw bestemming of door de verzameling van uw locatiegegevens in te schakelen via de instellingen van uw telefoon. Als u akkoord gaat met het delen van uw locatiegegevens via de instellingen van uw app of apparaat, dan kunnen we deze locatiegegevens mogelijk gebruiken en delen om u plaatselijke hotel- of transportopties te bieden of om u te voorzien van andere relevante informatie of diensten.
  • Elke mobiele app stuurt ons ook foutrapporten als de app crasht of niet meer reageert. De foutrapporten stellen ons in staat om de fout te onderzoeken en om de stabiliteit van de mobiele app voor toekomstige versies te verbeteren. Als onderdeel van deze foutmeldingen stuurt de mobiele app ons informatie over het type en versie mobiele apparaat, uw klant-id, het tijdstip van de fout, de op dat moment gebruikte functie en de status van de app toen de fout optrad. Wij gebruiken deze gegevens niet voor andere doeleinden dan het onderzoeken en verhelpen van de fout.
  • Wij kunnen u pushmeldingen sturen over wijzigingen aan de status van uw vlucht of andere items in uw reisplan. Daarnaast kunnen we pushmeldingen gebruiken om u in geval van nood belangrijke mededelingen van uw Travel Manager/Arranger/werkgever te sturen. U kunt deze machtigingen beheren via de instellingen van uw mobiele apparaat.
  • Als u ‘Contact opnemen met Egencia via telefoon’ selecteert en de optie ‘Bel me terug’ kiest onder Egencia HelpMij, dan zal, als deze functie beschikbaar is, de mobiele app uw gebruikers-id, reisplaninfo en mogelijk andere informatie over uw recente gebruik van de mobiele app sturen naar de reisconsulent. Dit wordt gedaan om de interactie met de klantenservice te versnellen en een soepelere gegevensuitwisseling te waarborgen.

U kunt bepaalde informatie die een mobiele app ons stuurt, beheren. U kunt het verzamelen van locatiegegevens op elk gewenst moment uitschakelen via de instellingen van uw telefoon. U kunt ook de mobiele app volledig van uw mobiele apparaat verwijderen en onze services gebruiken via onze website of per telefoon.

HOE BESCHERMEN WIJ UW GEGEVENS?

Wij willen dat u met het volste vertrouwen gebruikmaakt van onze boekingsservices, en wij streven er voortdurend naar om uw verzamelde gegevens te beschermen. Ook al kan geen enkele website volledige veiligheid garanderen, hanteren we wel passende administratieve, technische en fysieke veiligheidsprocedures om de door u verstrekte persoonlijke gegevens te helpen beschermen. Bijvoorbeeld, alleen bevoegde werknemers mogen persoonlijke gegevens openen, en dan nog alleen voor toegestane zakelijke doeleinden. Verder gebruiken wij versleutelde data wanneer gevoelige persoonlijke gegevens verstuurd worden tussen uw systeem en het onze, en plaatsen wij firewalls en detectiesystemen om te verhinderen dat onbevoegde personen toegang tot uw informatie krijgen.

HOE KRIJGT U TOEGANG TOT UW GEGEVENS?

U heeft toegang tot uw gegevens in de volgende secties van deze website:

Mijn Profiel
De profielpagina op Egencia stelt u in staat om uw accountinstellingen te bekijken en te wijzigen. Via de optie ‘e-mailinstellingen’ kunt u uw e-mailadres wijzigen en uw communicatievoorkeuren beheren. U kunt ook uw e-mailvoorkeuren wijzigen door te klikken op de link ‘afmelden’ in de voettekst van een e-mail die wij u sturen. U kunt ook uw wachtwoord wijzigen en ervoor kiezen om uw wachtwoord automatisch in te voeren wanneer u zich aanmeldt op deze website. Zodra een Travel Manager inlogt op zijn/haar Egencia-profiel, kan de Travel Manager nieuwe Reizigers toevoegen; de status van profielen van bestaande Reizigers updaten of deze profielen verwijderen; namen, telefoonnummers, paspoortgegevens en contactpersonen in noodgevallen voor reizigers in uw profiel bijwerken of corrigeren; en uw reisvoorkeuren bijwerken.

Verzoek om een account te beëindigen
U kunt uw Egencia-account beëindigen door contact met ons op te nemen zoals hieronder beschreven. Nadat u uw account heeft beëindigd, kunt u zich niet meer aanmelden en geen aan het account gekoppelde informatie meer bekijken. U kunt wel wanneer u wilt een nieuw account openen. Wij sturen u een e-mail ter bevestiging van de beëindiging van uw account naar het e-mailadres in uw profiel.

MIJN REIZEN

De pagina Mijn reizen op de website van Egencia biedt gebruikers de mogelijkheid om hun opgeslagen reisplannen te bekijken, bij te werken of te verwijderen. Als u Egencia wilt laten weten dat bepaalde persoonlijke informatie over u niet juist, niet volledig of niet up-to-date is, neem dan contact met ons op via de informatie in het gedeelte 'Contact met ons opnemen'. Egencia zal redelijke stappen ondernemen om de persoonlijke gegevens te corrigeren, zodat deze nauwkeurig, volledig en up-to-date zijn.

Als delen van deze website u doorverbinden naar externe websites, dan vallen deze websites niet onder deze privacyverklaring. Wij raden u daarom altijd aan om de privacyverklaringen van die andere websites te lezen zodat u bekend bent met hun procedures voor het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van persoonlijke gegevens.

WAAR WORDEN UW GEGEVENS OPGESLAGEN?

Egencia verwerkt en bewaart persoonlijke gegevens over Reizigers in beveiligde omgevingen.

  • In de Verenigde Staten gebruiken we datacenters van het hoogste niveau (in Arizona) en bewaren we gegevens in de cloud (het westen van de VS) met behulp van Amazon Web Services en
  • in de Europese Unie (in Ierland) bewaren we gegevens in de cloud met behulp van Amazon Web Services .

Wat betreft de verwerking van niet-Amerikaanse reizigersgegevens dient Egencia uw persoonlijke gegevens over te dragen aan haar partnerondernemingen en/of serviceproviders voor verwerking in de VS en mogelijk in andere landen buiten het land waar u verblijft, waarvan de wetgeving inzake gegevensbescherming kan verschillen van de wetgeving in uw land, om zo haar services te kunnen blijven bieden. Egencia zorgt ervoor dat uw persoonlijke gegevens worden beschermd in overeenstemming met deze Privacyverklaring en de vereisten van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, telkens wanneer uw persoonlijke gegevens worden verwerkt. In voorkomende gevallen past Expedia binnen de groep standaard contractuele clausules toe op de overdracht van Europese persoonlijke gegevens naar de VS.

We zorgen er ook voor dat al onze externe serviceproviders aan wie een gegevensoverdracht wordt gedaan passende maatregelen hebben getroffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Het mechanisme van adequaatheid kan (i) een adequate status van het land zijn, d.w.z. gevestigd in een land dat de Europese Commissie ‘adequaat’ acht, aangezien de gegevensbeschermingsnormen van het land vergelijkbaar zijn met die van de Europese Unie; of (ii) standaard contractuele clausules.

OPSLAG VAN GEGEVENS

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan nodig voor onze zakelijke doeleinden of wettelijke vereisten. Houd er echter rekening mee dat we sommige informatie kunnen bewaren nadat u bijvoorbeeld uw account bij ons heeft gesloten, indien noodzakelijk om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, met inbegrip van het behoud van de informatie voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden. We zullen uw persoonlijke gegevens de-identificeren, samenvoegen of anderszins anonimiseren wanneer we beogen de gegevens voor statistische doeleinden of trendanalyse gedurende een langere periode te gebruiken.

De criteria die we toepassen om onze bewaarperioden te bepalen, zijn:

  • de duur van onze relatie met u, waaronder eventuele openstaande rekeningen bij Egencia of recente reserveringen of andere transacties die u op onze website heeft uitgevoerd;
  • of we een wettelijke verplichting hebben ten aanzien van uw persoonlijke gegevens, zoals een verplichte rapportering van uw transacties met ons bij te houden;
  • of er huidige en relevante wettelijke verplichtingen zijn die bepalen hoelang we uw persoonlijke gegevens bewaren, waaronder contractuele verplichtingen, bewaartermijnen voor geschillenbeslechting, verjaringstermijnen en juridische onderzoeken.

WIJZIGINGEN AAN DE PRIVACYVERKLARING

Egencia kan deze Privacyverklaring in de toekomst altijd bijwerken. Wij zullen u op de hoogte stellen van wezenlijke wijzigingen aan deze Privacyverklaring door u een bericht te sturen naar het e-mailadres dat u ons heeft gegeven of door een prominente mededeling op onze website te plaatsen. U kunt zien wanneer deze Privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt door de datum achter ‘laatst bijgewerkt’ te controleren die bovenaan deze Privacyverklaring wordt weergegeven.

CONTACT MET ONS OPNEMEN

Als u vragen heeft over of deze Privacyverklaring of onze privacypraktijken in het algemeen, neem dan contact met ons op:

  • E-mail ons Als u vragen of klachten heeft over GBT en privacy of als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u hier contact opnemen met de verantwoordelijke voor gegevensbescherming.
  • Schrijf ons.Ons adres is Global Privacy Team, American Express Global Business Travel, 5 Churchill Place, Canary Wharf, London E14 5HU, VK.

Informatie gegevensbeheerder voor Egencia:

Gegevensbeheerder voor België

Egencia Belgium SA

Gegevensbeheerder voor Frankrijk

Egencia France SAS

Gegevensbeheerder voor Noorwegen

Egencia Norway AS

Gegevensbeheerder voor Denemarken

Egencia Denmark A/S

Gegevensbeheerder voor Finland

Egencia Finland Oy

Gegevensbeheerder voor Duitsland

Egencia GmbH

Gegevensbeheerder voor Zweden

Egencia Sweden AB

Gegevensbeheerder voor het VK

Egencia UK ltd

Gegevensbeheerder voor de VS en APAC (inclusief China)

Egencia LLC (US)

EGENCIA DISCLAIMER

Egencia is volledig eigendom van American Express Global Business Travel (GBT). GBT is een joint venture die niet volledig eigendom is van American Express Company of haar dochterondernemingen (American Express). ‘American Express Global Business Travel’, ‘American Express’ en het American Express-logo zijn handelsmerken van American Express en worden gebruikt in het kader van een beperkte licentie. ‘American Express Meetings & Events‘ is een afdeling van GBT.