Skip to main content

Privacybeleid

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: [05.10.2021]

Bij Egencia (‘Egencia’, ‘wij’, ‘ons’, ‘onze’), begrijpen we dat het online boeken van een reis veel vertrouwen van uw kant vereist. Wij nemen dit vertrouwen zeer serieus en zorgen ervoor dat de vrijwaring van de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonlijke gegevens die u of uw onderneming aan ons geeft (zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres of betalingsgegevens) onze prioriteit heeft.

Deze privacyverklaring beschrijft onze privacypraktijken als volgt:

Wanneer u een reis boekt via Egencia, dienen we bepaalde beslissingen te nemen over hoe en waarom we uw persoonlijke gegevens verwerken zodat we uw reservering kunnen voltooien. Wij zijn dan ook verantwoordelijk voor de bescherming van uw persoonlijke gegevens gedurende het hele boekingsproces van de reis.

Dit is wat we uitleggen in deze Privacyverklaring, dat Egencia’s beleid betreffende het beheer van persoonlijke gegevens uitstippelt en de soorten persoonlijke gegevens beschrijft die Egencia bijhoudt, de doeleinden waarvoor zulke persoonlijke gegevens worden bijgehouden, en de manieren waarop Egencia zulke gegevens verzamelt, bijhoudt, gebruikt en deelt.

Corporate Reisprogramma - OVERZICHT

Om aan haar behoeften met betrekking tot zakenreizen te kunnen voldoen, heeft uw onderneming zich geregistreerd voor het Egencia Corporate Reisprogramma. Onder dit programma kan uw onderneming een Travel Manager (‘Travel Manager’) aanwijzen voor het beheer en de administratie van de reisbehoeften van uw onderneming en kan het één of meer Travel Arrangers (‘Travel Arranger’ of ‘Travel Director’) benoemen om de reizen van individuele werknemers (‘Reizigers’) en niet-werknemers (‘Gastreizigers’), naar gelang passend wordt geacht door de onderneming, te boeken en te beheren.

  • Regels met betrekking tot boekingen door Reizigers

Om hun eigen reis te kunnen boeken en beheren, dienen Reizigers zich als gebruiker van Egencia te registreren of dienen hun profielgegevens in ons systeem geladen te zijn door het Egencia-implementatieteam. Als Reizigers zich niet registreren als gebruiker van Egencia, dienen ze te vertrouwen op hun Travel Manager, Travel Arranger of Travel Director om namens hen te boeken. Als u een Reiziger bent, dan is deze Privacyverklaring van toepassing op hoe we uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken, ongeacht of u zelf reizen boekt en beheert of u dit via uw Travel Manager, Travel Arranger of Travel Director doet. Tenzij wij uitdrukkelijk anders bepalen, wanneer we bijgevolg verwijzen naar ‘u’ in deze Privacyverklaring, verwijzen we naar u als de Reiziger, ongeacht of u handelt namens uzelf of via een Travel Manager, Travel Arranger of Travel Director.

  • Travel Managers, Travel Arrangers en Travel Directors

Hoewel deze Privacyverklaring voornamelijk gericht is op Reizigers en Gastreizigers, geldt deze verklaring ook voor Travel Managers, Travel Arrangers en Travel Directors.

Alle persoonlijke gegevens die een Travel Manager, Travel Arranger of Travel Director ons over zichzelf levert in verband met ons Corporate Reisprogramma wordt beheerd zoals vermeld in deze Privacyverklaring. Egencia behoudt zich echter het recht voor om contact op te nemen met Travel Managers, Travel Arrangers en Travel Directors volgens hun Corporate Travel-overeenkomst met ons (bijvoorbeeld voor feedback over het programma, om de zakelijke relatie te bespreken of om nieuwe of bijgewerkte services te bespreken). Dit contact kan via telefoon, e-mail, sms of post verlopen.

Bij het boeken en het beheer van reizen namens een Reiziger of Gastreiziger dienen Travel Managers, Travel Arrangers en Travel Directors de toestemming van de relevante Reiziger of Gastreiziger te hebben. Travel Managers, Travel Arrangers en Travel Directors dienen er ook voor te zorgen dat de betrokken Reiziger of Gastreiziger deze Privacyverklaring ontvangt en naleest.

Ongeacht of u reizen rechtstreeks bij ons of via uw Travel Manager, Travel Arranger of Travel Director boekt, kunnen geautoriseerde personen binnen uw bedrijf toegang krijgen tot uw gebruikers-id en de naam van uw account, uw reisplannen en alle andere informatie in uw account, en kunnen zij ons opdracht geven om deze informatie te delen met derden met als doel deze informatie te bewaren of voor andere doelstellingen. Uw Travel Manager, Travel Arranger of Travel Director zal ook uw profielinstellingen (met uitzondering van uw gebruikers-id en wachtwoord) en reisvoorkeuren kunnen bijwerken in overeenstemming met uw instructies. Indien nodig kan uw Travel Manager, Travel Arranger of Travel Director ook uw reisplannen bekijken, wijzigen of annuleren om uw instructies te kunnen uitvoeren of in overeenstemming met de door u gemaakte afspraken.

  • Bereik van deze verklaring

Deze Privacyverklaring beschrijft Egencia’s praktijken met betrekking tot de verzameling en het gebruik van gegevens. Het beleid of de praktijken van uw onderneming kunnen verschillen, en wij zijn niet verantwoordelijk voor het gebruik of de openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens door wie dan ook in uw onderneming of voor enig handelen of nalaten van uw onderneming, Travel Manager, Travel Arranger of Travel Director. Als u vragen heeft over de manier waarop uw onderneming, Travel Manager, Travel Arranger of Travel Director uw persoonlijke gegevens behandelt of namens u reizen boekt of beheert, neem dan contact op met de gepaste vertegenwoordiger van uw onderneming of verwijs naar de privacyverklaring van uw onderneming.

WELKE INFORMATIE VERZAMELEN WIJ VAN U?

Om toegang te krijgen tot de Egencia-website, dient u eerst uw identiteit te verifiëren en u aan te melden als gebruiker. Egencia verzamelt en bewaart doorgaans alle informatie die u aan Egencia geeft, met inbegrip van maar zonder beperking tot, alle persoonlijke gegevens over u die u specifiek en vrijwillig verstrekt of ons op welke andere manier verstrekt. Dit geldt ook voor gegevens die u kunnen identificeren (‘persoonlijke gegevens’), met inbegrip van uw voornaam, achternaam, telefoonnummer en e-mailadres, paspoortinfo en factureringsgegevens (zoals creditcardnummer, naam van de kaarthouder en de vervaldatum). We kunnen ook informatie opvragen over uw reisvoorkeuren, inclusief maaltijdverzoeken, stoelselecties, loyalty-informatie (frequent flyer/guest/renter) en ticketingopties. Uw Travel Manager, Travel Arranger of Travel Director kan ons aanvullende persoonlijke gegevens over u sturen, zoals uw werknemers-id.

Egencia verzamelt uw persoonlijke gegevens onder meer in de volgende situaties (zonder beperking):

  • Wanneer u een account aanmaakt bij Egencia
  • Wanneer u een reizigersprofiel voltooit
  • Wanneer u een reis boekt
  • Wanneer u de Travel Arranger-service gebruikt
  • Wanneer u deelneemt aan een enquête
  • Wanneer u contact met ons opneemt

Wanneer u onze website, onze App of gekoppelde tools of services gebruikt, kunnen we, waar nodig, de volgende categorieën van persoonlijke gegevens over u verzamelen:

Passagiersgegevens: Egencia verzamelt de volledige naam, het telefoonnummer en andere persoonlijke gegevens die nodig zijn voor het boeken van de reis, zoals het paspoortnummer en de factureringsgegevens, voor een Reiziger wanneer de reservering geboekt werd via Egencia. We kunnen ook informatie verzamelen over de voorkeuren van elke Reiziger, waaronder maaltijdverzoeken, stoelkeuze, loyalty- en lidmaatschapsinformatie (frequent flyer / guest / renter) en ticketingopties.

Gastreizigersgegevens: wanneer u via deze website een reservering boekt voor iemand anders, dan kunnen wij de persoonlijke gegevens en reisvoorkeuren over die persoon vragen. U dient de toestemming van andere individuen te verkrijgen en ervoor te zorgen dat dergelijke personen deze privacyverklaring nalezen voordat hun persoonlijke gegevens en reisvoorkeuren aan ons gegeven worden, aangezien toegang tot hun informatie (zowel ter inzage als voor bewerking) alleen beschikbaar is via uw account. Wij verzamelen, gebruiken en delen de persoonlijke gegevens van dit individu alleen met als doel om een reservering te boeken.

Automatische informatie: wij verzamelen automatisch informatie over uw computer wanneer u deze website bezoekt.. Zo verzamelen wij bijvoorbeeld info over uw IP-adres, uw internetbrowser (zoals Firefox, Internet Explorer of Safari) en doorverwijzende websites. Wij kunnen ook gegevens verzamelen over uw online activiteiten, zoals de reizen die u bekijkt en de aankopen die u doet. Ons doel bij het verzamelen van deze automatische informatie is om uw gebruikerservaring aan te passen aan uw voorkeuren en fraude te voorkomen. Raadpleeg onze Cookie-verklaring voor meer informatie.

Opname van oproepen: oproepen van en naar onze klantenservice kunnen worden opgenomen of gevolgd voor trainings- en coachingsdoeleinden. Opnames van telefoongesprekken worden bewaard zolang redelijkerwijs of wettelijk noodzakelijk is en worden vervolgens vernietigd. Alle persoonlijke gegevens die u tijdens het gesprek geeft worden behandeld in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring.

Andere online communicatie: al uw interacties met ons via onze website of andere technologie, zoals chat, worden opgenomen en gecontroleerd voor kwaliteitsdoeleinden, om ons te beschermen in het geval van een juridisch geschil en voor personeelsopleidingen. Deze gegevens worden verwerkt en bewaard in overeenstemming met deze Privacyverklaring.

Speciale categorieën persoonlijke gegevens: bepaalde soorten persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld sommige door de overheid verstrekte identificatienummers, godsdienst, gezondheid of seksualiteit, worden als gevoelig beschouwd en vereisen aanvullende bescherming krachtens de toepasselijke wetgeving. Wij beperken de omstandigheden waaronder we gevoelige persoonlijke gegevens kunnen verzamelen. Voorbeelden van deze gegevens zijn onder meer:

  • Gezondheidsinformatie kan nodig zijn om passende reisaccommodatie en vereisten voor toegankelijkheidsvoorzieningen of faciliteiten te bieden.
  • Door de overheid verstrekte identificatienummers zoals een paspoort- of rijbewijsnummer, kunnen vereist zijn voor vluchten, autohuur of andere reisboekingen.
  • Andere informatie die u optioneel kunt opgeven en die informatie over godsdienst, gezondheid of andere informatie kan impliceren of suggereren, bijvoorbeeld dieetvereisten.

Niet verstrekken van gegevens: om toegang te krijgen tot de Egencia-website, dient u zich aan de hand van uw gebruikers-id en wachtwoord aan te melden als gebruiker. Bij het maken van reisplannen of het boeken via deze website dient u de gevraagde contactgegevens en financiële informatie te verstrekken. We zullen uw contactgegevens gebruiken om de vereiste services te reserveren, om u de details van de bevestiging toe te sturen, de boeking te factureren en om u te informeren over eventuele updates of wijzigingen aan uw reisplannen. Als u de gevraagde informatie niet verstrekt, kunt u geen toegang krijgen tot de Egencia-website en kunnen we niet voldoen aan uw verzoeken of aankopen.

Gebruik van uw gegevens: Egencia maakt gebruik van gevoelige factureringsinformatie (zoals de naam van de kaarthouder, creditcardnummer en de vervaldatum) ten behoeve van de voltooiing van de reisboekingen op onze site. Wij gebruiken andere persoonlijke gegevens voor de volgende algemene doeleinden: om u te registreren als gebruiker van Egencia; om de door u aangevraagde producten en services te leveren; om u bevestigingen en updates over uw reis toe te sturen; om u reisnotificaties te sturen; om u te informeren over service-updates en services die u kunnen interesseren; om in het algemeen met u te communiceren; om uw vragen en opmerkingen te beantwoorden; om belangstelling in onze producten, services en website te meten en deze te verbeteren; om uw ervaring met Egencia anderszins aan uw persoonlijke voorkeuren aan te passen; om beloningen te vergemakkelijken als onderdeel van een loyaliteits- of rewards-programma waaraan u wenst deel te nemen; om informatie van u te vragen, onder andere via enquêtes; om disputen op te lossen, bedragen in rekening te brengen of problemen op te lossen; om mogelijke verboden of illegale activiteiten te voorkomen; om onze Gebruiksvoorwaarden te handhaven; en zoals anderszins beschreven op het moment dat we uw gegevens verzamelen.

Wettelijke grondslagen voor verwerking: normaal gesproken zullen we alleen persoonlijke gegevens van u verzamelen (i) wanneer we de persoonlijke gegevens nodig hebben om een contract met u uit te voeren, (ii) wanneer de verwerking in ons legitiem belang is (of die van een derde partij) en niet door uw rechten wordt tenietgedaan, of (iii) wanneer we uw toestemming daarvoor hebben. In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht om persoonlijke gegevens van u te verzamelen, bijvoorbeeld wanneer wij uw transactiegeschiedenis nodig hebben om onze financiële en fiscale verplichtingen volgens de wet uit te voeren.

Als we u vragen om persoonlijke gegevens te verstrekken om aan een wettelijke verplichting te voldoen of om een contract met u uit te voeren, maken we de reden op het betreffende moment duidelijk. We laten u ook weten of het verstrekken van uw persoonlijke gegevens al dan niet verplicht is (en wat de mogelijke gevolgen zijn als u uw persoonlijke gegevens niet verstrekt).

Als we uw persoonlijke gegevens op basis van onze legitieme belangen (of die van een derde partij) verzamelen en gebruiken, bestaat dit belang normaal gesproken uit het beheren van ons platform en het communiceren met u als dat nodig is om onze diensten aan u te verlenen, voor beveiligingsverificatie wanneer u contact met ons opneemt en voor onze legitieme commerciële belangen, bijvoorbeeld voor het beantwoorden van uw vragen, het verbeteren van ons platform, het uitvoeren van marketing of met het oog op het opsporen of voorkomen van illegale activiteiten. Wij kunnen andere legitieme belangen hebben en indien nodig zullen we u op het relevante moment duidelijk maken wat die legitieme belangen zijn.

MET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS?

Egencia en haar serviceproviders kunnen mogelijk uw gegevens delen met de volgende entiteiten:

  • Leveranciers zoals hotels, luchtvaartmaatschappijen, treinmaatschappijen, autoverhuurders en activiteitenaanbieders, die uw reisboekingen uiteindelijk uitvoeren. Overal op deze website worden alle services die door externe leveranciers aangeboden worden als zodanig omschreven. Deze leveranciers zullen uw gegevens te verwerken in overeenstemming met hun eigen privacybeleid. Wij adviseren u om het privacybeleid van deze externe leveranciers aandachtig te lezen als u via Egencia producten van hen koopt. Weet ook dat deze externe leveranciers contact met u kunnen opnemen, voor zover noodzakelijk, om aanvullende persoonlijke gegevens te ontvangen of om uw boeking te verzorgen.
  • Externe verkopers: leveranciers die services of functies namens ons aanbieden, waaronder de verwerking van creditcards, bedrijfsanalyses, na-uurse klantenservice, distributie van enquêtes of nieuwsbrieven per e-mail en fraudepreventie. Uw werkgever kan ons ook machtigen om uw persoonlijke gegevens te delen met externe verkopers die services zoals onkostenbeheer en -vergoeding leveren. Externe verkopers hebben toegang tot persoonlijke gegevens voor zover dit nodig is om hun taken te vervullen. Zij hebben geen toestemming om die gegevens voor welk ander doel dan ook te delen of te gebruiken. Voor meer informatie over de manier waarop onze serviceproviders uw persoonlijke gegevens behandelen, neem contact op via de onderstaande gegevens in ‘Contact opnemen met ons’.
  • Anderen binnen uw onderneming, zoals uw Travel Manager, Travel Arranger of Travel Director, zoals hierboven beschreven in de sectie ‘Travel Managers, Travel Arrangers en Travel Directors’.
  • Partnerbedrijven: wij kunnen uw persoonlijke gegevens delen met onze partnerbedrijven voor hosting-, statistiek-, opslag- en rapportagedoeleinden. Voor zover een partnerbedrijf toegang heeft tot uw gegevens om u namens ons van services te voorzien, hanteren zij een beleid dat minstens zo strikt is als wat in deze privacyverklaring vermeld wordt.

Wij en onze serviceproviders kunnen uw gegevens ook in de volgende gevallen delen:

  • Wanneer u dit uitdrukkelijk vraagt.
  • In antwoord op dagvaardingen, gerechtelijke bevelen of andere juridische procedures; om onze wettelijke rechten vast te stellen of uit te oefenen; ter verdediging tegen juridische claims; of zoals anderszins vereist of toegestaan door de toepasselijke wetgeving. In dergelijke gevallen behouden wij ons het recht voor om gebruik te maken van enige juridisch bezwaren of beschikbaar recht, of om deze af te wijzen.
  • Wanneer wij menen dat het gepast is om illegale of vermoedelijk illegale activiteiten te onderzoeken, voorkomen of maatregelen daartegen te nemen; om de rechten, eigendommen of veiligheid van Egencia, onze klanten of anderen te beschermen en verdedigen; en in verband met onze Gebruiksvoorwaarden en andere overeenkomsten.
  • Met wereldwijde wetshandhavingsinstanties en overheden met het oog op veiligheid, douane en immigratie. Volgens Amerikaans recht dienen luchtvaartmaatschappijen het US Department of Homeland Security, Bureau of Customs and Border Protection bijvoorbeeld voor aanvang van de reis voorzien van bepaalde reis- en boekingsgegevens (ook gekend als Passenger Name Record of PNR-gegevens) i.v.m. passagiers die reizen vanaf, via en naar de Verenigde Staten. We kunnen deze informatie met luchtvaartmaatschappijen of andere reisaanbieders delen, zodat zij deze kunnen doorsturen naar de toepasselijke wetshandhavingsinstanties en -overheden.
  • In verband met een voorgestelde of voltooide bedrijfstransactie, zoals de verkoop van een dochteronderneming of divisie, fusie, consolidatie of verkoop van activa, of in het onwaarschijnlijke geval van een faillissement.

UW KEUZES MET BETREKKING TOT DE VERZAMELING EN HET GEBRUIK VAN UW GEGEVENS

U kunt gegevens bekijken, toevoegen, bijwerken of verwijderen via de pagina’s Mijn profiel en Mijn Reizen en uw account sluiten zoals hieronder beschreven.

U kunt ook een schriftelijk verzoek indienen om toegang te krijgen tot de persoonlijke gegevens die wij over u bewaren. Als u een dergelijk verzoek indient, dan heeft Egencia het recht om gepaste identificatie te vragen alvorens aan een dergelijk verzoek te voldoen. U kunt een schriftelijk verzoek voor toegang tot uw persoonlijke gegevens indienen door contact met ons op te nemen via de onderstaande contactgegevens in de sectie ‘Contact opnemen met ons’. We doen ons best om binnen een gepaste termijn te reageren en, in ieder geval, binnen de wettelijke termijnen te antwoorden.

Bepaalde landen en regio's verlenen aanvullende rechten met betrekking tot persoonlijke gegevens aan inwoners. Deze aanvullende rechten variëren per land en regio en omvatten mogelijk de bevoegdheid om:

  • een kopie van uw persoonlijke gegevens te verzoeken;
  • informatie over de doeleinden van de verwerkingsactiviteiten te verzoeken;
  • verwijdering van uw persoonlijke gegevens te verzoeken;
  • bezwaar te maken tegen ons gebruik of de openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens;
  • de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken;
  • u af te melden voor de verkoop van uw persoonlijke gegevens;
  • uw persoonlijke gegevens over te zetten;
  • informatie over de achterliggende gedachte van de geautomatiseerde besluitvorming die wij gebruiken in onze werkwijzen voor fraudepreventie en het resultaat van zulke besluiten te verzoeken.

De eenvoudigste manier om uw verzoek bij ons in te dienen is via het gedeelte ‘Contact met ons opnemen’ onderaan deze Privacyverklaring. Klik hier voor meer informatie over welke rechten van betrokkenen mogelijk voor u beschikbaar zijn.

In aanvulling op de bovenstaande rechten heeft u mogelijk het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit over hoe wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken. We moedigen u echter aan om eerst contact met ons op te nemen, zodat wij ons best kunnen doen om de kwestie op te lossen. U kunt uw verzoek bij ons indienen met behulp van de informatie in het gedeelte ‘Contact met ons opnemen’. Wij beantwoorden alle verzoeken die we ontvangen van personen die hun rechten op het gebied van persoonlijke gegevensbescherming in overeenstemming met de toepasselijke wetten op het gebied van gegevensbescherming willen uitoefenen.

Als deelnemer aan het Egencia-programma kunt u berichten van ons ontvangen met reisnieuws en -updates. U kunt uw abonnement op dergelijke e-mailnieuwsbrieven wanneer dan ook opzeggen via de pagina Mijn profiel onder het kopje ‘E-mailinstellingen’ of door uw Travel Manager, Travel Arranger of Travel Director te informeren dat u dergelijke berichten van Egencia niet meer wilt ontvangen. U krijgt overigens dezelfde keuze om u af te melden in iedere nieuwsbrief door te klikken op de relevante afmeldingslink. Let er wel op dat wij ons het recht voorbehouden om u andere mededelingen te sturen, zoals onderhoudsmededelingen, administratieve berichten, enquêtes met betrekking tot uw Egencia-account of uw transacties met Egencia, zonder dat u de mogelijkheid krijgt om deze niet meer te ontvangen.

GEBRUIK VAN DE EGENCIA-APPS VOOR MOBIEL EN TABLETS (DE ‘MOBIELE APPS’)

Wanneer u een mobiele app van Egencia gebruikt, verzamelen en gebruiken we informatie over u op dezelfde manier en voor dezelfde doeleinden als wanneer u onze website gebruikt. Daarnaast gebruiken we ook een aantal andere gegevens die wij automatisch verzamelen wanneer u onze mobiele apps gebruikt. Met name:

  • We verzamelen informatie over de mobiele app-functies die u opent en gebruikt. Deze informatie stelt ons in staat om de mobiele app-componenten te identificeren die onze klanten interesseren, zodat wij de mobiele app kunnen aanpassen en continu kunnen verbeteren.
  • Als u de hotelzoekfunctie van een mobiele app gebruikt met behulp van uw ‘huidige locatie’, dan gebruiken we informatie over uw huidige locatie, aangeleverd door uw mobiele apparaat met behulp van gps of soortgelijke technologieën, om nabijgelegen accommodaties te tonen. Wij verzamelen geen locatiegegevens, tenzij u hiermee instemt door uitdrukkelijk te klikken op de hotelzoekfunctie met uw ‘huidige locatie’ als uw bestemming of door de verzameling van uw locatiegegevens in te schakelen via de instellingen van uw telefoon. Als u akkoord gaat met het delen van uw locatiegegevens via de instellingen van uw app of apparaat, dan kunnen we deze locatiegegevens mogelijk gebruiken en delen om u plaatselijke hotel- of transportopties te bieden of om u te voorzien van andere relevante informatie of diensten.
  • Elke mobiele app zal ons ook foutrapporten sturen in het geval dat de app crasht of niet meer reageert. De foutrapporten stellen ons in staat om de fout te onderzoeken en om de stabiliteit van de mobiele app voor toekomstige versies te verbeteren. Als onderdeel van deze foutmeldingen stuurt de mobiele app ons informatie over het type en versie mobiele apparaat, uw klant-id, het tijdstip van de fout, de op dat moment gebruikte functie en de status van de app toen de fout optrad. We gebruiken deze informatie voor geen andere doeleinden dan het onderzoek naar en het oplossen van de fout.
  • Wij kunnen u pushmeldingen sturen over wijzigingen aan de status van uw vlucht of andere items in uw reisplan. Daarnaast kunnen we ook gebruikmaken van pushmeldingen om u in geval van nood belangrijke mededelingen van uw Travel Manager/werkgever te sturen. Deze machtigingen kunnen altijd beheerd worden via de instellingen van uw mobiele apparaat.
  • Als u ‘Contact opnemen met Egencia via telefoon’ selecteert en de optie ‘Bel me terug’ kiest onder Egencia HelpMij, dan zal, als deze functie beschikbaar is, de mobiele app uw gebruikers-id, reisplaninfo en mogelijk andere informatie over uw recente gebruik van de mobiele app sturen naar de reisconsulent. Dit wordt gedaan om de interactie met de klantenservice te versnellen en te zorgen voor een soepelere gegevensuitwisseling.

U heeft altijd de mogelijkheid om te bepalen welke informatie een mobiele app naar ons stuurt. U kunt de verzameling van locatiegegevens op welk moment dan ook uitschakelen via de instellingen van uw telefoon. Als alternatief kunt u de mobiele app volledig verwijderen van uw mobiele apparaat en toegang krijgen tot onze services via onze website of per telefoon.

HOE BESCHERMEN WIJ UW GEGEVENS?

Wij willen dat u met het volste vertrouwen gebruikmaakt van onze boekingsservices, en wij streven er voortdurend naar om uw verzamelde gegevens te beschermen. Ook al kan geen enkele website volledige veiligheid garanderen, hanteren we wel passende administratieve, technische en fysieke veiligheidsprocedures om de door u verstrekte persoonlijke gegevens te helpen beschermen. Bijvoorbeeld, alleen bevoegde werknemers mogen persoonlijke gegevens openen, en dan nog alleen voor toegestane zakelijke doeleinden. Verder gebruiken wij versleutelde data wanneer gevoelige persoonlijke gegevens verstuurd worden tussen uw systeem en het onze, en plaatsen wij firewalls en detectiesystemen om te verhinderen dat onbevoegde personen toegang tot uw informatie krijgen.

HOE KRIJGT U TOEGANG TOT UW GEGEVENS?

U heeft toegang tot uw gegevens in de volgende secties van deze website:

Mijn account
De profielpagina op Egencia stelt u in staat om uw accountinstellingen te bekijken en te wijzigen. Via de optie ‘e-mailinstellingen’ kunt u uw e-mailadres wijzigen en uw communicatievoorkeuren beheren. U kunt ook uw e-mailvoorkeuren wijzigen door te klikken op de link ‘afmelden’ in de voettekst van een e-mail die wij u sturen. U kunt ook uw wachtwoord wijzigen en ervoor kiezen om uw wachtwoord automatisch in te voeren wanneer u zich aanmeldt op deze website. Zodra een Travel Manager inlogt op zijn/haar Egencia profiel, kan de Travel Manager nieuwe Reizigers toevoegen; de status updaten van profielen van bestaande Reizigers of deze verwijderen; namen, telefoonnummers, paspoortgegevens en contactpersonen in noodgevallen voor reizigers in uw profiel bijwerken of corrigeren; en uw reisvoorkeuren bijwerken.

Verzoek om een account af te sluiten
U kunt uw Egencia-account sluiten door contact met ons op te nemen zoals hieronder beschreven. Let erop dat u zich niet meer kunt aanmelden of uw eigen persoonlijke gegevens kunt bekijken nadat u uw account heeft gesloten. U kunt wel op ieder moment weer een nieuw account openen. Wij sturen u een e-mail ter bevestiging van de sluiting van uw account naar het e-mailadres in uw profiel.

MIJN REIZEN

De pagina Mijn reizen op de website van Egencia biedt gebruikers de mogelijkheid om hun opgeslagen reisplannen te bekijken, bij te werken of te verwijderen. In het geval dat u Egencia op de hoogte brengt dat bepaalde persoonlijke gegevens over u niet juist, volledig of up-to-date zijn, zal Egencia redelijke maatregelen nemen om de persoonlijke gegevens te corrigeren, zodat ze juist, volledig en up-to-date zijn.

Als delen van deze website u doorverbinden naar externe websites, dan vallen deze websites niet onder deze privacyverklaring. Wij raden u daarom altijd aan om de privacyverklaringen van die andere websites te lezen zodat u bekend bent met hun procedures voor het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van persoonlijke gegevens.

WAAR WORDEN UW GEGEVENS OPGESLAGEN?

Egencia verwerkt en bewaart persoonlijke gegevens over Reizigers in beveiligde omgevingen in de Verenigde Staten en andere landen. Wat betreft de verwerking van niet-Amerikaanse reizigersgegevens, dient Egencia uw persoonlijke gegevens over te dragen aan haar partnerondernemingen en/of serviceproviders voor verwerking in de VS en mogelijk in andere landen buiten het land waar u verblijft, waarvan de wetgeving inzake gegevensbescherming kan verschillen van de wetgeving in uw land, om zo haar services te kunnen blijven bieden. Egencia zorgt ervoor dat uw persoonlijke gegevens worden beschermd in overeenstemming met deze Privacyverklaring en de vereisten van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, telkens wanneer uw persoonlijke gegevens worden verwerkt. We zorgen er ook voor dat al onze externe serviceproviders aan wie een gegevensoverdracht wordt gedaan passende maatregelen hebben getroffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Het mechanisme van adequaatheid kan (i) een adequate status van het land zijn, d.w.z. gevestigd in een land dat de Europese Commissie ‘adequaat’ acht, aangezien de gegevensbeschermingsnormen van het land vergelijkbaar zijn met die van de Europese Unie; of (ii) standaard contractuele clausules.

Voor persoonlijke gegevens uit Europa zal Egencia zulke gegevensoverdrachten uitvoeren in overeenstemming met deze Privacyverklaring en de toepasselijke wetgeving.

PRIVACYBESCHERMING

Egencia heeft zich laten certificeren met de EU-VS- en Zwitserland-VS-kaderregelingen inzake Privacybescherming om te verzekeren dat we de bepalingen van de Privacybescherming inzake kennisgeving, keuze, verantwoording voor verdere overdracht, veiligheid, gegevensintegriteit en doelbinding, toegang en beroep, handhaving en aansprakelijkheid voor persoonlijke gegevens uit de EU, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk naleven. Egencia blijft aan de kaderregelingen en beginselen inzake Privacybescherming voldoen, ondanks dat het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ-EU) in juli 2020 heeft bepaald dat de EU-VS-kaderregeling inzake Privacybescherming niet langer een adequaat overdrachtsmechanisme is voor de overdracht van Europese persoonlijke gegevens naar de VS. Daarnaast onderhoudt Expedia Group standaard contractuele clausules binnen de groep, indien van toepassing, om de overdracht van Europese persoonlijke gegevens naar de VS te dekken. U kunt onze certificaties hier vinden. Bezoek www.privacyshield.gov voor meer informatie over de beginselen van Privacybescherming. Raadpleeg de informatie die hier is gepubliceerd voor meer over onze naleving van de kaderregelingen inzake Privacybescherming.

OPSLAG VAN GEGEVENS

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan nodig voor onze zakelijke doeleinden of wettelijke vereisten. Houd er echter rekening mee dat we sommige informatie kunnen bewaren nadat u bijvoorbeeld uw account bij ons heeft gesloten, indien noodzakelijk om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, met inbegrip van het behoud van de informatie voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden. We zullen uw persoonlijke gegevens de-identificeren, samenvoegen of anderszins anonimiseren wanneer we beogen de gegevens voor statistische doeleinden of trendanalyse gedurende een langere periode te gebruiken.

De criteria die we toepassen om onze bewaarperioden te bepalen, zijn:

  • de duur van onze relatie met u, waaronder eventuele openstaande rekeningen bij Egencia of recente reserveringen of andere transacties die u op onze website heeft uitgevoerd;
  • of we een wettelijke verplichting hebben ten aanzien van uw persoonlijke gegevens, zoals een verplichte rapportering van uw transacties met ons bij te houden;
  • of er huidige en relevante wettelijke verplichtingen zijn die bepalen hoelang we uw persoonlijke gegevens bewaren, waaronder contractuele verplichtingen, bewaartermijnen voor geschillenbeslechting, verjaringstermijnen en juridische onderzoeken.

WIJZIGINGEN AAN DE PRIVACYVERKLARING

Egencia kan deze Privacyverklaring in de toekomst altijd bijwerken. Wij zullen u op de hoogte stellen van wezenlijke wijzigingen aan deze Privacyverklaring door u een bericht te sturen naar het e-mailadres dat u ons heeft gegeven of door een prominente mededeling op onze website te plaatsen. U kunt zien wanneer deze Privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt door de datum achter ‘laatst bijgewerkt’ te controleren die bovenaan deze Privacyverklaring wordt weergegeven.

CONTACT OPNEMEN MET ONS

Als u vragen heeft over of deze Privacyverklaring of onze privacypraktijken in het algemeen, neem dan contact met ons op via:

  • Stuur ons een e-mail via ons klantenservice- en feedbackformulier. We streven er altijd naar om uw verzoek binnen 24 uur te beantwoorden.
  • Bel ons. Als u dringend hulp nodig heeft, bel ons rechtstreeks op +(32) 2 401 25 27.
  • Schrijf ons. Ons adres is Global Privacy Director, Expedia Legal & Corporate Affairs, Expedia, Inc., 1111 Expedia Group Way West, Seattle, WA 98119, VS.

Klik hier voor meer informatie over de verwerkingsverantwoordelijke en/of vertegenwoordiger voor persoonlijke gegevens die we verwerken.