Si vous exercez en tant qu’assistant de direction, il se peut que vous jouiez un rôle essentiel dans la gestion des voyages d’affaires. En effet, peut-être devez-vous effectuer des réservations, ou encore examiner des notes de frais. Afin de réduire les coûts et les délais pour leur entreprise, de nombreux profils comme le vôtre font appel à des agences de voyages d’affaires (découvrez ici ce qu’est une agence de voyages d’affaires).

Or, nous savons de source sûre que les assistants de direction adorent Egencia ! C’est pourquoi nous avons entrepris de répertorier les cinq raisons pour lesquelles ils apprécient travailler avec notre plateforme de réservation de voyages d’affaires.

1) Avec Egencia, vous impressionnerez et ravirez l’équipe dirigeante

Il se peut que vous consigniez les informations relatives aux réservations et aux dépenses dans des tableurs Excel, ou que vous ayez recours à plusieurs fichiers dans le cadre de votre suivi. Dans de telles situations, il peut s’avérer difficile de connaître les dépenses exactes liées aux voyages de votre entreprise.

Egencia vous simplifie la tâche en centralisant toutes les données de réservation, en provenance à la fois des Travel Arrangers et des voyageurs. Les données que nous vous fournissons sont fiables. De plus, Egencia Analytics Studio vous permet d’appréhender au mieux votre programme de voyages et de générer des rapports de façon dynamique avec visualisation des données.

Analyse de données et économies

Egencia vous permet de consulter et de télécharger en un clic des rapports sur les tendances et les opportunités de générer des économies. Nous vous conseillons d’examiner régulièrement ces rapports. Vous pourriez par exemple y remarquer de nouvelles liaisons aériennes fréquemment empruntées et pour lesquelles vous pourriez négocier des remises, des surclassements ou des services auprès d’une compagnie aérienne donnée, ou de la chaîne hôtelière préférée de votre personnel. Vous pourrez ainsi transmettre des données précises et utiles à la direction comme au service financier. Nous faire confiance, c’est aussi bénéficier d’un outil automatisé de réservation de voyages d’affaires qui permet à votre entreprise d’assurer un suivi plus précis des dépenses, et ainsi d’accélérer les délais de remboursement.

2) Egencia vous fait gagner du temps

Saviez-vous qu’entre les voyageurs, les comptables, les contrôleurs et les approbateurs, il faut en moyenne 13,6 heures pour réserver un voyage et traiter manuellement les dépenses associées ? Avec Egencia, quatre minutes suffisent pour réserver une chambre d’hôtel, et cinq pour réserver un vol, une voiture ou un trajet en train. Vous n’aurez plus besoin de passer des heures à planifier les voyages, à définir les préférences des voyageurs, à approuver des itinéraires, à transmettre les notes de frais ou à modifier les réservations, et pourrez vous concentrer sur votre travail.

L’assistant de direction d’une entreprise internationale du secteur industriel évoque ici les avantages d’un partenariat avec Egencia après avoir souffert pendant des années des échanges chronophages avec une agence de voyages offline. « Ce partenariat nous a changé la vie. Il suffit désormais de se connecter, puis de sélectionner les vols, hôtels et voitures souhaités pour qu’un e-mail contenant l’itinéraire du voyage soit envoyé aux personnes concernées. »

En plus de pouvoir accéder à un inventaire de voyages économiques et de qualité, collaborer avec Egencia présente bien d’autres avantages.

Voici comment notre outil de réservation de voyages d’affaires vous fera gagner du temps :

• des réservations intuitives, fluides et harmonisées à travers les différents canaux et régions. Comme l’a indiqué un client d’Egencia au sujet de l’expérience sur le site Internet et dans l’application, « une fois le fonctionnement de l’outil compris, on se rend compte de sa simplicité. » Cela explique le taux d’adoption de 95 % chez la clientèle Egencia à l’international, lequel atteint 98 % en Amérique du Nord. Lorsque les membres du personnel réservent des voyages d’affaires en leur nom, vous êtes en mesure de consulter les informations relatives à ces réservations.
• Des résultats de recherche axés sur les voyageurs qui ne se contentent pas de vous proposer les options les moins coûteuses, mais aussi les plus appropriées pour chaque individu. À l’aide du machine learning, Egencia affiche en haut des résultats de recherche les options les plus pertinentes, en tenant compte des derniers choix effectués par le voyageur (et ses collègues). Cela évite aux membres du personnel d’avoir à parcourir plusieurs pages en vue de faire leur choix. L’outil peut également tenir compte des préférences en matière d’hôtels et de compagnies aériennes. Des indicateurs intégrés peuvent aider à choisir les options pertinentes lors de la réservation.
• Simplification du reporting en matière de dépenses pour vous et vos voyageurs : avec Egencia, vous n’aurez plus besoin de conserver minutieusement chaque reçu de voyage. Depuis leur téléphone, les voyageurs peuvent photographier les reçus de toute autre dépense liée à leur déplacement, les associer à l’itinéraire concerné, mais aussi créer et envoyer directement leurs notes de frais, que les managers peuvent approuver en un clic. Toutes les données (offline, en ligne et personnalisées) sont transmises à une plateforme de gestion des frais de voyage afin de simplifier et de rationaliser le process de remboursement.

3) Egencia améliore l’expérience de voyage

La mission d’Egencia consiste à fournir une expérience de voyage fluide et personnalisée. Notre plateforme propose de nombreuses fonctionnalités pensées pour les voyageurs, comme par exemple : accès mobile aux itinéraires, alertes de voyages en temps réel et intégration aux applications de voyage. Ces fonctionnalités permettent aux dirigeants d’obtenir les informations dont ils ont besoin au moment opportun, ce qui vous évite d’avoir à les leur transmettre. Egencia intègre également des programmes de fidélité. Cela permet aux voyageurs de bénéficier de récompenses et d’avantages auprès de leurs partenaires préférés, ce qui constitue une réelle valeur ajoutée.

L’appli mobile Egencia permet en outre de procéder à l’enregistrement et de gérer votre voyage en toute simplicité lors de votre déplacement, grâce à

• la possibilité de consulter, de modifier et d’annuler tout élément du voyage. Vous pouvez agir directement sur une réservation, sans avoir à patienter.
• Une fonctionnalité de chat en ligne permet d’obtenir simplement et rapidement des réponses à vos questions en cours de voyage, et cela même pour un itinéraire en particulier. Le chat virtuel permet aux voyageurs de poser des questions simples. Il leur renvoie alors une liste d’options contextuelles jusqu’à ce qu’ils obtiennent une réponse
• Depuis l’appli mobile, des options de transport terrestre, entre autres, permettent aux voyageurs d’accéder facilement à l’ensemble des options et informations dont ils ont besoin à leur arrivée. L’application mobile Egencia fournit aux voyageurs des informations clés telles que les options de covoiturage et de transport en commun, la durée des trajets, les protocoles sanitaires en place dans les hôtels, les horaires d’ouverture des restaurants, etc.

4.) Egencia vous fait économiser de l’argent

Si vous travaillez pour une entreprise où il est demandé de faire plus avec moins de moyens, le coût de la mise en place d’un outil de réservation de voyages d’affaires est susceptible de constituer un sujet d’inquiétude. Selon une étude récente du Harvard Business Review, 51 % des dirigeants d’entreprise ont déclaré que l’adoption d’une nouvelle approche en matière de gestion des voyages a permis à leur organisation d’assurer un suivi des dépenses et de réduire les coûts associés aux voyages d’affaires au cours de l’année dernière.

Egencia intègre des mécanismes permettant de réaliser des économies sans compromettre le bien-être des voyageurs. Notre outil aide les assistants de direction à mettre en œuvre des politiques voyages personnalisées qui garantissent le respect des lignes directrices de l’entreprise par le personnel. Il vous permet en outre de gagner en visibilité quant aux notes de frais, pour une gestion optimisée des coûts et du budget.

Découvrez comment Egencia réduit les coûts à chaque étape du parcours voyageur en visionnant l’enregistrement de notre webinar Améliorer votre ROI relatif aux voyages d’affaires.

5) Collaborer avec Egencia vous évite d’avoir à rester joignable en dehors des heures de bureau

Parfois, s’assurer que toutes les personnes en voyage d’affaires vont bien peut constituer un travail à plein temps, en particulier dans le cas de voyages internationaux impliquant un décalage horaire. Avec Egencia, vous n’aurez plus besoin de répondre à des appels liés aux voyages en dehors de vos horaires de bureau. L’application propose aux voyageurs un service d’assistance 24 heures sur 24, source de sérénité pour vous et vos dirigeants. Egencia offre une expérience de voyage fluide, facilite et accélère les changements de dernière minute, la gestion des urgences ainsi que la résolution des problèmes relatifs à l’organisation de voyage.

Véritable assistant personnel, Egencia est accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 dans plus de 60 langues. Imaginez qu’en cas de retard affectant l’un de vos collaborateurs, vous deviez vous-même annuler les réservations de vols et d’hôtels pour en effectuer de nouvelles. Il s’agit probablement d’une situation que vous souhaiteriez éviter. En collaborant avec Egencia, vous bénéficiez d’un avantage considérable : en quelques minutes à peine, les voyageurs peuvent échanger avec des Travel Consultants ayant accès à leur itinéraire. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les personnes n’étant pas forcément à l’aise avec les outils technologiques.

Egencia dote les assistants de direction d’une solution efficace pour la gestion des voyages. Notre solution tout-en-un a été conçue pour répondre à vos besoins en matière de voyages : réservation des vols, des hôtels et des transports terrestres, gestion des itinéraires, des dépenses ou encore reporting. Cette approche centralisée vous fait gagner du temps et simplifie les tâches administratives liées aux voyages d’affaires. En choisissant Egencia, les assistants de direction peuvent se recentrer sur des missions stratégiques, et ainsi contribuer à la réussite du programme de voyages de leur organisation.