Autrefois, les voyageurs se fiaient à des cartes où ne figuraient que des zones déjà découvertes et documentées. Sur ces cartes figuraient des créatures mythiques effrayantes (dragons cracheurs de feu sur la terre ferme et gigantesques Krakens dans les mers et océans), symboles des dangers que renfermaient les régions inconnues. On peut les considérer en quelque sorte comme les ancêtres des évaluations des risques voyageurs !

Les voyageurs des temps modernes n’ont certes plus à craindre ces monstres improbables, mais d’autres risques potentiels bien réels peuvent remettre leurs déplacements en cause, parmi lesquels :

• des catastrophes naturelles
• des mouvements de grève
• des troubles civils
• des urgences touchant la santé publique
• des perturbations des moyens de transport
• des crises de santé publique

Ces problèmes - et d’autres encore - peuvent avoir des répercussions sur la santé et le bien-être des voyageurs d’affaires. La gestion des risques voyageurs consiste à adopter une série de méthodes proactives et cohérentes, pour protéger vos voyageurs d’affaires de tout risque pendant leurs déplacements professionnels, de la réservation initiale à leur retour à la maison. En protégeant vos employés, vous garantissez la solidité de l’entreprise tout entière. La gestion des risques voyageurs permet aux entreprises de prouver concrètement leur responsabilité sociétale et garantir la sécurité de leurs voyageurs durant leurs déplacements de travail. Le fait de savoir que leur entreprise dispose d’un plan concret pour réduire le risque voyageurs et trouver des solutions en cas de problème permet à ces employés de partir en déplacement de travail avec sérénité.

Quels sont les risques liés à la sécurité encourus par vos voyageurs d’affaires ?

Évaluation des risques voyageurs

Certains de ces risques sont systémiques, comme une situation politique instable pouvant induire des émeutes et autres troubles civils. D’autres sont événementiels et survenir suite à un ouragan dans le golfe du Mexique ou un mouvement de grève dans les transports parisiens, par exemple. D’autres encore sont des risques sanitaires qui touchent le voyageur de plus près, comme l’exposition à la COVID-19 ou à des maladies infectieuses. C’est pourquoi la vaccination est obligatoire avant tout voyage dans certaines régions du monde. Des facteurs environnementaux peuvent également avoir un impact sur la santé d’un voyageur (une mauvaise qualité de l’air alors que la personne est asthmatique, par exemple).

L’évaluation des risques voyageurs consiste donc à analyser en détail tous les risques potentiels auxquels vos voyageurs d’affaires pourraient être exposés au cours d’un déplacement de travail. Cette procédure est à la base toute politique de gestion des risques voyageurs future, mais aussi des mesures pratiques à mettre en place pour s’assurer que les voyageurs retournent chez eux en toute sécurité, en cas de problème.

Par où commencer ? Basez votre évaluation sur les destinations les plus fréquentes de vos voyageurs d’affaires jusqu’à présent, aussi bien pendant leurs voyages internationaux que nationaux. Si vous êtes dans le secteur financier, par exemple, vous devrez prendre en compte les risques encourus dans les principaux pôles financiers du monde, tels que Londres ou encore New York. Vous êtes un fabricant mondial ? Faites le plan des différentes destinations où se trouvent vos usines. Vos voyageurs d’affaires se rendent-ils plus souvent auprès de certains clients particulièrement importants ? Ce sont des données que votre agence de voyages d’affaires (TMC) devrait être en mesure de fournir.

La carte des destinations sert de cadre pour une enquête plus approfondie. Quelles sont les destinations à haut risque ou pour lesquelles des avertissements de voyage sont nécessaires ? (Ex. : ouragan le long de zones côtières ou incendies de forêt touchant une région donnée)

Au fur et à mesure que votre cadre des risques encourus se précise, n’oubliez pas qu’à la fin de la phase d’évaluation il vous faudra procéder à l’ajustement de la politique voyages. Le Travel Manager devra alors vérifier les procédures et politiques de voyage en place en collaboration avec d’autres parties prenantes, telles que les ressources humaines et la direction de l’entreprise, afin de limiter les risques identifiés. Vous devrez sans doute limiter les voyages dans certaines circonstances, voire dans certaines destinations. Pour certains voyages, vous devrez peut-être fixer des niveaux d’approbation supplémentaires pour évaluer leur importance réelle pour votre entreprise. Pour certaines villes, vous devrez peut-être élargir la gamme d’hébergements considérés comme conformes afin de loger vos voyageurs en dehors du centre-ville en cas de troubles sociaux.

Une fois que ces points seront réglés, vous devrez encore faire autre chose. Vous devez transmettre ces préoccupations et ces politiques à vos voyageurs. La plupart de ces messages peut être transmis par les outils de réservation afin que les employés soient informés au tout début de la planification de leur voyage. Pour augmenter la visibilité sur les changements de votre politique voyages, vous pourrez aussi faire de brèves présentations au personnel pour justifier les changements mis en place et rassurer directement les voyageurs quant à la réduction des risques.

Les Travel Managers doivent également tenir compte de la nature changeante des risques liés aux voyages. Les niveaux de risque peuvent fluctuer. Une destination clé peut être considérée comme sûre la majeure partie de l’année, mais devenir « à risque » suite à une catastrophe naturelle. Vous devrez donc établir une procédure d’évaluation pour rester à jour en toute circonstance et inclure un plan de communication pour faire connaitre ces changements de politique, mais aussi fournir des conseils de voyage et des astuces pour les voyageurs dans le besoin.

Rôle de la TMC

Une règle fondamentale pour votre gestion des risques voyageurs sera de centraliser toutes vos réservations de voyage via un seul partenaire de voyage d’affaires comme Egencia. Cela limite le nombre d’interlocuteurs lorsque vous devez localiser vos voyageurs en cas de crise. Et dans une crise à échelle mondiale, votre partenaire de gestion de voyages pourra élargir considérablement les ressources dont vous disposerez pour aider vos voyageurs à rentrer chez eux en toute sécurité. Par exemple, le localisateur de voyageurs d’Egencia vous permettra de localiser vos voyageurs en cas d’urgence.

Les politiques peuvent être directement intégrées dans le processus de réservation via le portail en ligne d’Egencia et son application mobile. Des boucles d’approbation réduites ou étendues peuvent être programmées pour certains voyages. Et, si la situation l’exige, certaines destinations peuvent être temporairement bloquées.

L’application mobile Egencia fournit un autre outil de gestion des risques voyageurs. Egencia alerte les voyageurs en cas d’événement susceptible de perturber leur voyage de sorte qu’ils puissent prendre les dispositions qui s’imposent sans tarder. Nous pouvons également vous fournir des conseils et des alertes concernant une destination donnée.

Restez informé pour réussir

Votre TMC joue un rôle fondamental pour vous aider à gérer votre procédure d’évaluation des risques voyageurs de façon continue et non ponctuellement. Egencia analyse et contrôle les données de façon constante en utilisant, entre autres, les ressources d’Expedia Group. Cela nous permet d’avoir une approche plus globale du secteur des voyages, sans se limiter aux seuls voyages d’affaires.

L'évaluation des risques voyageurs est une procédure continue. Nous vous aiderons à identifier les « dragons et Krakens des temps modernes » afin que vos voyageurs puissent les éviter.