Par Natasha Samuel, Senior Manager, Marketing Produit

La crise de la COVID-19 a contraint de nombreuses entreprises à réévaluer la façon dont elles géreront le coût des voyages d’affaires à l’avenir. Selon un sondage mené par Egencia auprès des Travel Managers en juin 2020, 20 % d’entre eux craignaient de disposer d’un budget de voyage inférieur à l’avenir. 

Dans ces conditions, nous sommes ravis de vous annoncer qu’Egencia Savings Finder for Hotel est disponible à tous nos clients dans le monde entier. Notre objectif est d’aider nos clients à se préparer à la reprise des voyages, dans un contexte nouveau où les budgets seront vraisemblablement réduits, et leur montrer comment réaliser des économies supplémentaires et optimiser leurs dépenses voyages d’affaires. 

Nous savons tous ce que c’est que de chercher la chambre d’hôtel parfaite - que ce soit pour un voyage d’affaires ou d’agrément. Lorsque je dois réserver un voyage et chercher des hôtels pour mes vacances, je dois m’en tenir à un budget, tout comme certains programmes voyages d’affaires fixent des plafonds tarifaires par nuitée aux voyages professionnels. 

Peu de temps après avoir réservé ma chambre, j’ai remarqué un tarif réduit pour une chambre haut de gamme qui dépassait initialement mon budget. Inutile de dire que j’étais vraiment déçue. Si le tarif réduit de cette chambre avait été disponible au moment de ma réservation, j’aurais opté pour celle-ci et aurais alors connu la vie de star sur une île exotique pendant toute une semaine. Mais qui a le temps de suivre les tarifs, d’annuler ses réservations et d’en effectuer de nouvelles, surtout quand il s’agit d’un déplacement professionnel ? Et cet exemple date de 2019. En 2020, l’univers des réservations et des sociétés de gestion de voyages a bien changé. 

On pourrait penser que ce type de fluctuations des prix n’existe que pour les réservations de voyages d’agrément. Pas vraiment. Les tarifs d’hôtel augmentent et diminuent sans cesse une fois les réservations faites. Au fil des années, il est arrivé que lors de réservations de voyages d’affaires, les tarifs obtenus par mes collègues dans le même hôtel que celui où j’avais réservé ma chambre soient plus avantageux. Pourquoi cela ?

En tant que voyageur d’affaires, vous avez probablement remarqué des hôtels proposant des ventes flash, des tarifs spéciaux pour les groupes ou des offres sur les formules. Les hôtels, à l’instar d’un grand nombre d’entreprises, mettent tout en œuvre pour assurer une excellente expérience client tout en trouvant des moyens de maximiser leurs revenus. Dans un marché concurrentiel, remplir ses chambres peut représenter un vrai défi. Il s’agit d’une partie essentielle de leur activité, qui est souvent gérée selon des prévisions d’occupation, une tarification liée à la demande d’après les tarifs de haute et basse saisons et, dans certains cas, les tarifs relatifs aux jours de la semaine. 

Si un hôtel n’a pas vendu une chambre, son chiffre d’affaires en est affecté. Cela signifie aussi que le prix que vous payez aujourd’hui peut changer demain, que ce prix aille à la hausse ou à la baisse. C’est le fondement même de l’offre et la demande. 

Comment nos solutions de gestion de voyages d’affaires peuvent-elles aider nos clients à tirer profit ces fluctuations de tarifs ?

En 2019, les équipes de science des données et gestion de produits d’Egencia se sont penchées sur cette volatilité des tarifs pour comprendre s’il était possible d’aider nos clients à économiser davantage en suivant les prix du moment où la réservation initiale était effectuée jusqu’à peu de temps avant l’enregistrement. 

Nos équipes ont analysé des centaines de milliers de réservations d’hôtels afin de construire un modèle d’apprentissage automatique (machine learning, ML en abrégé) pour notre toute dernière innovation technologique, Egencia Savings Finder for Hotel. Elles ont conclu qu’il était possible d’annuler au moins neuf pour cent des réservations d’hôtels et de réserver à nouveau ces mêmes hôtels à un tarif inférieur. 

Qu’est-ce que cela signifie pour nos clients ? Des économies sur les voyages d’affaires sans aucun compromis. 

Afin de valider les recherches effectuées et le modèle ML, Egencia a annoncé un pilote auprès de 20 clients américains et canadiens en décembre 2019, qui a été étendu à plus de 20 clients en France, en Allemagne, en Suède, au Royaume-Uni et au Danemark. Au cours de ce test, les clients ont économisé en moyenne 37 USD sur chaque réservation d’hôtel optimisée. 

Comment fonctionne la plateforme voyages ? 

Le modèle d’Egencia prédit la probabilité que votre réservation d’hôtel puisse être optimisée, avec une baisse de prix d’au moins 10 USD. Et ce n’est qu’un début : il n’y a pas de limite aux économies que nous pouvons vous aider à réaliser. Du jour où la réservation est effectuée jusqu’à la toute dernière minute avant l’arrivée, Savings Finder for Hotel suivra en temps réel le tarif de la chambre afin de trouver des remises supplémentaires et ré-effectuera automatiquement la réservation au tarif inférieur dès lors que la remise maximale aura été trouvée. 

Simple et entièrement automatisée de bout en bout, cette procédure de réservation garantit une expérience fluide aux voyageurs d’affaires et aux organisateurs. Que la réservation soit effectuée sur notre outil de réservation en ligne, par le biais d’un de nos conseillers voyages d’affaires, ou via l’application mobile, nous mettons tout en œuvre pour vous permettre de réaliser des économies sur vos dépenses. Une fois le tarif inférieur identifié, la chambre est automatiquement réservée à nouveau, à ce tarif. Un e-mail confirmant le montant des économies réalisées est envoyé aux voyageurs d’affaires et la page du voyage est mise à jour. 

Grâce au tableau de bord dans Egencia Analytics Studio, les Travel Managers pourront contrôler les optimisations et les économies obtenues, mais aussi consulter les reportings de conformité à la politique voyage et de gestion des frais de voyage.

Des solutions de réservation qui permettent aux clients de voyager mieux, au meilleur tarif

Egencia fournit à ses clients un accès à plus de 650 000 hébergements dans 30 000 villes, partout dans le monde. Grâce à notre système innovant basé sur l’apprentissage automatique (ML, ou Machine Learning) pour la recherche, le tri et la réservation automatique au prix inférieur de la chambre, les voyageurs et les organisateurs ne perdent plus leur temps à comparer les offres pour trouver la meilleure option ou celle qui se rapproche le plus des préférences enregistrées dans le profil utilisateur, de l’historique des réservations ou des hôtels les plus prisées par leurs collègues. 

Grâce à nos outils de réservation voyages d’affaires, comme Egencia Smart Mix et Egencia Savings Finder for Hotel, les clients peuvent trouver leurs hôtels préférés plus rapidement, tout en faisant des économies. Smart Mix met immédiatement à la disposition de nos clients les options les plus pertinentes. Cela signifie qu’il faut moins de quatre minutes pour réserver un hôtel, un gain de temps précieux pour pouvoir se replonger dans son vrai travail. En prenant en considération les préférences des voyageurs, leur historique de réservations et les hôtels qui sont prisés de leurs collaborateurs, 79 % des réservations d’hôtels effectuées avec Egencia reviennent aux sept premiers hôtels figurant en haut des résultats de recherche.

Les clients peuvent réaliser des économies supplémentaires en combinant Savings Finder for Hotel et Savings Finder for Air : le système se chargera alors de suivre leurs réservations de vols et d’hôtels, de trouver les remises plus avantageuses et de ré-effectuer automatiquement ces réservations en conséquence, à un tarif inférieur.

Vous gagnez en tranquillité d’esprit, car tous les hôtels qui sont réservés une seconde fois via Savings Finder for Hotel sont enregistrés dans le Localisateur de voyageurs Egencia, au cas où vous deviez localiser vos voyageurs. Nous voulons vous aider non seulement à optimiser votre budget voyages, mais aussi à garantir la sécurité de vos voyageurs. Les économies ultérieures réalisées et le recours moins fréquent aux réservations manuelles et à leurs mises à jour permettent aux TM d’avoir plus de temps à consacrer à leurs voyageurs d’affaires. 

Comment maximiser vos dépenses de voyage avec la technologie Egencia Savings Finder ?