En cette période particulièrement difficile, vos voyageurs d’affaires doivent se sentir pleinement soutenus lors de leurs déplacements de travail. Cela signifie que vous devrez tout mettre en œuvre pour les aider à prendre des décisions éclairées, en connaissance de cause, en particulier si des problèmes de sécurité surgissent. Autre aspect important : vous devrez rendre leur expérience de voyage la plus fluide possible. Vos voyageurs devront se sentir protégés et soutenus tout au long de leur déplacement, de la réservation à leur retour à la maison, en toute sécurité.

Consultez cette check-list pour vérifier d’avoir mis en place toutes les mesures suivantes.

1. Trois moyens efficaces et simples pour aider vos voyageurs à réserver en conformité avec votre politique voyages

   Certes, votre entreprise doit établir une politique claire qui reflète ses objectifs en matière d’économies et de gestion des risques voyageurs, voire de durabilité. Cependant, des problèmes peuvent surgir au moment où vos voyageurs doivent suivre les restrictions qu’elle impose. 

   1. Fournir une expérience utilisateur moderne et intuitive – La première étape pour assurer la conformité à votre politique est de vous assurer que vos employés réservent bien leur voyage via Egencia. La meilleure façon pour y parvenir est de leur fournir une expérience utilisateur intuitive et fluide. Réserver des voyages d’affaires devrait être aussi simple et agréable que de réserver des vacances.
   2. Assurer une intégration transparente sur tout support – Désormais, tout se fait via téléphone portable : il est donc fondamental de fournir à vos voyageurs une expérience fluide quel que soit l’appareil utilisé, ordinateur de bureau ou smartphone. Ils pourront ainsi rester connectés et au courant de tout changement éventuel, quel que soit l’appareil utilisé. 
   3. Proposer des technologies de recherche axées sur les voyageurs - Vos voyageurs ne doivent pas se retrouver à chercher la réservation idéale parmi des pages et des pages de résultats. L’outil de gestion des réservations d’Egencia se chargera de filtrer leur recherche au maximum. Les technologies Smart Mix d’Egencia sont conçues de telle manière à hiérarchiser les résultats de recherche en fonction de variables telles que la durée de l’escale et le coût des suppléments bagages. Elles se basent également sur l’apprentissage automatique en fonction des choix précédents du voyageur - ou de ses collègues - pour perfectionner le tri au fur et à mesure des recherches.  Cela signifie que vos voyageurs auront davantage de chance de trouver le vol ou l’hôtel idéal sur la première page des résultats de recherche que sur la dernière, et ne perdront pas leur temps inutilement.

2. Trois mesures pour gérer facilement les annulations, les remboursements et les changements de réservation en ligne

   Compte tenu de la situation actuelle, en évolution constante, il est crucial que vos voyageurs puissent facilement modifier leur plan de voyage au cours de leurs déplacements. Voici les trois services essentiels dont vous pouvez bénéficier grâce à Egencia : 

   1. Annulation et nouvelle réservation, sur tout support – Vos voyageurs doivent pouvoir annuler et/ou modifier leu réservation de vol, voiture de location ou hôtel sur n’importe quel appareil, en sachant que le crédit ou le remboursement sera facilité par Egencia. En simplifiant cette étape, vos voyageurs ne devront pas perdre de temps inutilement en cas de changements dans leur plan de voyage.
   2. Application en ligne des exonérations de compagnies aériennes ou des billets inutilisés sur de nouvelles réservations – Lorsque vos voyageurs doivent annuler leurs vols pour cause d’imprévu ou de changement de programme, ils ne devraient pas avoir à rechercher leur bon de réduction ou à suivre des procédures compliquées pour utiliser leurs billets inutilisés sur de nouvelles réservations. Lorsque les voyageurs réservent sur Egencia, les billets non utilisés s’affichent directement dans les résultats de recherche, et la valeur totale de ces billets peut être appliquée sur une prochaine réservation.
   3. Assistance en ligne intuitive pour gérer tous les détails – Une fonction de rappel - comme celle fournie par l’assistance d’Egencia (aux États-Unis uniquement) - permet à vos voyageurs de demander à être rappelés dans les plus brefs délais par un conseiller de voyages Egencia en cliquant sur un simple bouton, et de recevoir son aide en cas d’annulation, de remboursement ou de changement de réservation éventuel. 

3. Trois mesures pour aider vos voyageurs à faire des choix de réservation éclairés

   Pour garantir le bien-être de vos voyageurs et votre gestion des risques, il est particulièrement important en cette période de vous assurer de fournir à vos voyageurs tous les conseils de sécurité utiles pour prendre des décisions éclairées, en toute connaissance de cause. Voici trois points indispensables pour y parvenir :

   1. Avis de voyage concernant la COVID-19 – Les restrictions d’entrée ou les mesures de quarantaine obligatoire pour certains pays, états, régions, voir même villes étant en évolution constante, il est important que vos voyageurs disposent d’une source fiable les informant en temps réel des dernières restrictions et directives en date liées à la pandémie. En saisissant leur pays d’origine et leur destination dans Egencia® Travel Advisor, vos voyageurs pourront obtenir les informations les plus récentes concernant les restrictions de voyage, les conditions d’entrée, les mandats de quarantaine à l’arrivée, ainsi que les EPI et les documents de santé requis avant leur voyage. Vos voyageurs partiront l’esprit serein, en sachant qu’ils peuvent compter sur des informations fiables spécifiques à leur voyage.
   2. Badges de mesures d’hygiène renforcées sur les écrans de réservation – De nombreux fournisseurs mettent en œuvre des mesures de santé et d’hygiène renforcées, et certains travaillent même en partenariat avec des agences gouvernementales et de l’industrie pour établir des protocoles de sécurité sanitaire. Ces entreprises peuvent désormais télécharger leurs badges et leurs mesures directement sur Egencia afin que les voyageurs les voient au moment de la réservation. Cette mesure de transparence, intégrée directement au processus de réservation, permet aux voyageurs de comparer les options disponibles et de choisir en connaissance de cause celle qui leur semble la plus sûre. 
   3. Restrictions liées aux politiques directement intégrées – Il est important de fournir aux voyageurs les informations pertinentes, mais il est tout aussi important de pouvoir limiter certains choix de réservation ou certaines destinations en mettant à jour votre politique voyages directement dans votre outil de gestion des réservations. Vous pouvez ainsi restreindre l’accès à certaines destinations pour cause d’épidémie, par exemple, ou restreindre le nombre de voyageurs autorisés sur un même vol. De cette façon, ces options s’afficheront comme non autorisées pendant le processus de réservation de vos voyageurs. 

4. Trois façons d’apporter à vos voyageurs un soutien concret et des services d’assistance efficaces en cas d’urgence

   La prévoyance ne suffit pas toujours : en voyage, un imprévu est vite arrivé... Actuellement - et plus que jamais, les voyageurs ont besoin de se sentir soutenus, encouragés et protégés lorsqu’ils prennent la route.

   1. Notifications de perturbations de vol en temps réel  – Les voyageurs doivent être immédiatement informés en cas de perturbation de leur vol, quelle qu’en soit la nature : retard, annulation, mauvaises conditions météo dans leur destination d’arrivée, etc... Via l’application Egencia, les voyageurs reçoivent des alertes en temps réel, visibles à la fois sur la page d’accueil et sur l’écran « Mes voyages ». 
   2. Assistance en personne, 24 h/24, 7 j/7  – Même si les applications peuvent aider vos employés, dans certaines situations, rien ne vaut le contact humain pour rassurer un voyageur et l’aider à trouver une solution en cas de problème. Egencia met à votre disposition des milliers de conseillers voyages expérimentés, susceptibles de fournir toute l’assistance dont vous avez besoin dans 60 pays, 24 h/24, 7 j/7, toute l’année, dans plus de 32 langues. 
   3. Accès immédiat aux numéros d’aide – En cas de problème pendant leurs déplacements, vos voyageurs n’auront pas de temps à perdre pour trouver les bons numéros d’assistance à contacter. Ces numéros sont faciles à trouver et accessibles en un clin d’œil. Les voyageurs américains peuvent appuyer sur le bouton de rappel du service d’assistance dans l’application Egencia pour êtres rappelés dans les plus brefs délais par un conseiller voyages d’Egencia (2 minutes, en temps normal).

5. Trois mesures mises en place par Egencia pour offrir à vos voyageurs des options de paiement et de remboursement efficaces et limiter l’impact sur les flux de trésorerie.

   Garantir le bien-être de vos voyageurs ne doit pas s’arrêter à la fin de leur voyage. Il sera encore nécessaire de gérer leurs frais de déplacement. Egencia répond aux besoins de paiement de votre programme de gestion de voyages en proposant : 

   1. Une solution de paiement centralisée  – L’utilisation de paiements centralisés ou de cartes virtuelles réduit le montant que vos voyageurs devront payer de leur poche. En partenariat avec Conferma, une société de services financiers de premier plan, Egencia fournit aux clients des paiements centralisés des frais d’hôtels, pour éviter aux voyageurs de devoir en attendre le remboursement. 
   2. Des factures centralisées pour chaque voyage – Lorsque vos voyageurs doivent fournir une note de frais pour un voyage, Egencia (en tant que vendeur officiel) leur permet de consulter toutes les factures de chacun de leurs voyages sur un seul et même écran. Cela leur évite de perdre du temps et accélère considérablement la procédure de demande de remboursements de leurs frais.
   3. Des applications de gestion des frais intégrées - Egencia intègre les transactions de notre outil de réservation de voyages dans la plupart des applications de gestion des frais. Cela permet d’automatiser davantage le rapport de notes de frais et les remboursements.