Dans une entreprise, la gestion des risques est le processus d’évaluation et d’identification des risques et menaces qui peuvent toucher toutes les composantes de l’organisation, des sources de revenus aux problèmes de gestion des stocks en passant par la chaîne d’approvisionnement.

L’identification des risques est une composante du processus décisionnel d’une entreprise. Il est primordial pour une entreprise de procéder régulièrement à des évaluations des risques afin de garantir qu’un plan d’action existe en cas de scénario catastrophe.

Il existe différents types de gestion des risques, depuis les problèmes auxquels une entreprise peut être confrontée au quotidien, tels que les menaces en matière de cybersécurité, jusqu’aux entreprises du secteur financier qui ont recours à des méthodes de prévention et de contrôle des risques pour négocier sur les marchés financiers.

La gestion des risques est souvent un sujet de préoccupation au sein du conseil d’administration. Ce dernier demande généralement à plusieurs interlocuteurs des départements concernés de procéder à l’identification des risques afin de garantir que leur département minimise les risques autant que possible.

Dans les grandes organisations, des équipes peuvent être dédiées à l’atténuation des risques. Il est donc courant de trouver un gestionnaire de risques intervenant dans l’ensemble de l’entreprise et spécialisé dans la gestion des risques. C’est lui qui élabore les plans de gestion des risques de l’entreprise.

La gestion des risques en entreprise concerne de nombreux domaines. Elle fait appel à un large éventail d’outils de gestion et de plans d’urgence pour préparer l’entreprise au pire des scénarios. Certaines entreprises traitent le risque comme une problématique de gestion de projet et affectent un chef de projet à ce dossier, pour travailler avec les parties prenantes.

La gestion des risques consiste à atténuer les effets négatifs sur l’entreprise. Qui dit risque, dit bénéfices et pertes potentiels. La gestion des risques consiste à chercher des moyens de réduire la probabilité de préjudice pour l’entreprise.

Méthodes pour traiter les risques

Il existe diverses manières de gérer le risque dans le cadre professionnel.

Ignorer le risque - Une méthode consiste tout simplement à ignorer le risque et à gérer les situations problématiques au fur et à mesure qu’elles se présentent. Toute entreprise implique nécessairement une certaine part de risque et il est possible de ne pas se préoccuper des problèmes potentiels tant qu’ils ne se produisent pas. Ce n’est pas obligatoirement la meilleure solution. En effet, elle peut exposer votre entreprise à des situations délicates si les événements ne se déroulent pas comme prévu !

Réduire le risque - Une autre option plus pragmatique consiste à accepter certains facteurs de risque tout en les atténuant grâce à des plans et procédures.

Prévenir le risque - Il est possible de prévenir tout risque dans certains domaines. Par exemple, l’arrêt de tous les voyages d’affaires pendant la pandémie et l’instauration d’une politique de télétravail est une méthode de prévention des risques qui a été mise en place par de nombreuses organisations.

Transférer le risque - Vous pouvez vous assurer contre le risque. Il existe de nombreux contrats d’assurance qui peuvent vous couvrir contre certains types de risques. Cette forme de transfert de risque ne supprime pas le risque, elle ne prend pas de mesures contre ce dernier, mais couvre l’entreprise si le pire se produit. Les contrats d’assurance classiques, tels que l’assurance habitation qui couvre notamment les risques d’incendie et de dommages, correspondent à une certaine forme de transfert de risque.

Gestion des risques liés aux employés

La gestion des risques liés aux employés est un autre domaine de l’entreprise où la gestion des risques doit être prise en compte. Cette dimension de l’entreprise est parfois négligée, mais elle peut s’avérer très coûteuse en cas de problème. Il convient donc de procéder à une analyse des risques appropriée afin de réduire la probabilité d’un risque financier.

La gestion des risques liés aux employés incombe souvent aux Ressources humaines (RH), mais d’autres services et collaborateurs peuvent être impliqués dans le cas d’un sujet spécifique concernant les problèmes et risques d’un service en particulier.

La gestion des risques liés aux employés est souvent liée aux éventuelles conséquences et au risque plus général inhérent au lieu de travail lui-même. Comme, de nos jours, les employés sont susceptibles de voyager dans le monde entier pour le compte de leur employeur, il est fréquent de mettre en place des solutions de gestion des risques des voyageurs. En effet, il existe de nombreux problèmes et facteurs de risque significatifs liés aux voyages d’affaires.

Gestion des risques liés aux voyages

La pandémie de coronavirus nous a appris une chose : les voyages d’affaires peuvent présenter des risques considérables. Non seulement les activités commerciales ont été fortement affectées, mais les risques commerciaux ont augmenté et les entreprises ont été exposées à des problèmes de responsabilité juridique. Si la COVID-19 est un exemple assez simple de risque lié aux voyages, les problèmes peuvent provenir de multiples facteurs distincts que le Travel Manager ou les équipes RH doivent connaître et comprendre.

Les problèmes liés à la santé des employés en déplacement et aux situations de crise sanitaire dans certains pays ne sont pas nouveaux. D’autres problèmes, tels que les troubles civils, les voyages dans des régions sensibles et même les catastrophes naturelles, doivent être pris en compte lors de l’évaluation des risques liés aux voyages. Une entreprise doit protéger ses employés, elle doit garantir que l’atténuation et la réduction des risques sont gérées avec efficacité.

Vous pouvez souscrire des contrats d’assurance auprès de votre compagnie d’assurance pour couvrir de nombreux facteurs de risque, mais vous devrez vérifier scrupuleusement ce qui est couvert et ce qui ne l’est pas. Par exemple, certains contrats d’assurance établis pour couvrir les risques ne couvrent pas le risque qu’un employé contracte la COVID lors de la pandémie. Autrement dit, il est crucial pour votre entreprise de gérer les risques et de mettre en place des plans d’atténuation.

Découvrez comment Egencia peut vous aider avec ses solutions de gestion des risques

Si vous souhaitez réduire les risques auxquels votre organisation est exposée en matière de voyages et garantir la gestion des risques liés aux employés, Egencia peut vous aider.

La gestion des risques des voyageurs doit intégrer les aspects relatifs à la responsabilité sociétale pendant toute la durée du voyage d’affaires d’un employé : durant le trajet pour se rendre à une destination, une fois sur place et pendant le trajet de retour vers le bureau ou le domicile. Si un employé voyage pour le compte de votre entreprise, alors sa sécurité relève de votre responsabilité. Vous pouvez même empêcher un employé de voyager, si ce déplacement comporte des risques.

Comprendre le risque - La première étape pour créer une stratégie de gestion des risques efficace pour les voyages est de comprendre les risques, puis de mettre en place une politique voyages pour supprimer ces risques opérationnels. En fin de compte, vous devrez passer par un processus d’identification des risques, mais les outils et systèmes d’Egencia peuvent vous aider dans ce processus. Lorsque les risques identifiés sont connus, vous pouvez commencer à élaborer une politique voyages axée sur les risques du projet.

Élaborer un plan de gestion des risques - Si vous n’avez pas mis en place de stratégie de gestion des risques ou si celle-ci n’est pas efficace, vos employés peuvent être en danger, ce qui expose votre entreprise à des litiges.

Un programme de gestion des risques doit être dynamique et flexible pour pouvoir être modifié en cas de besoin. Il doit également impliquer les employés eux-mêmes, car ils connaissent souvent les risques en présence. La notion de risque est différente selon les personnes. L’entreprise doit donc comprendre où se situe la limite pour l’employé, respecter la réglementation et élaborer une politique voyages qui convient à toutes les parties concernées.

Élaborer des politiques de gestion des risques efficaces - Avec Egencia, vous pouvez empêcher les voyageurs de réserver certaines destinations, et même limiter le nombre d’employés qui voyagent ensemble. Par exemple, vous pouvez restreindre le nombre d’employés autorisés à réserver le même vol à un moment donné.

Le processus commence dès qu’un voyageur tente de réserver un voyage ou un hébergement concernant une destination avec une alerte en cours. Les avis de voyage d’Egencia peuvent informer les voyageurs et les équipes de problèmes potentiels. Ce service peut renseigner et sensibiliser un employé sur les risques existants.

Sensibiliser les employés aux risques - Les méthodes globales de gestion des risques ont peu d’intérêt si vos employés ne les connaissent pas et si vos employés ne savent pas comment réagir en cas de problème. La formation des employés doit donc être au cœur de tout plan de gestion des risques. La question du risque est un thème que les employés doivent aborder. Ils doivent comprendre ce qui constitue un risque et comment faire face à une éventuelle situation de crise.

Localiser et contacter les employés pour atténuer les risques - L’étape suivante consiste à déterminer l’endroit où se trouvent vos employés lorsqu’ils sont en déplacement et à déterminer les risques et problèmes potentiels dans cette région. La possibilité de contacter les employés en temps réel est l’un des principaux avantages du service et de l’application Localisateur de voyageurs d’Egencia. En cas de catastrophe naturelle ou de problème imprévisible tel que des troubles civils, vous pourrez contacter rapidement vos employés, leur conseiller de quitter la région et les aider à organiser d’autres solutions de transport, de manière simple et rapide.

Avec Egencia, vous pouvez générer des rapports qui fournissent des indicateurs sur les problèmes potentiels et qui permettent de savoir exactement où se situent les employés en déplacement, en fonction de leurs réservations, et quels sont les voyages planifiés. 

Communication avec les voyageurs et assistance voyages - Il est possible que vous ne soyez même pas informé de l’apparition d’un risque. Une situation peut évoluer rapidement, et souvent ce sont les voyageurs eux-mêmes qui identifient un risque. Avec Egencia, les voyageurs peuvent utiliser l’outil Assistance dans leur application pour contacter rapidement un conseiller voyages. Une alerte sera déclenchée au siège et le voyageur sera rappelé pour lui fournir aide et assistance.

Avantages d’un plan de gestion des risques

Permettre à l’entreprise de réaliser des économies - Le risque peut se révéler extrêmement coûteux et, dans certains cas, il peut même engendrer des problèmes d’une telle gravité que la capacité de l’entreprise à exercer son activité serait compromise. Le recours à des stratégies de gestion des risques permet d’éviter ces difficultés potentielles.

Prévenir les problématiques réglementaires - Aucune entreprise ne souhaite enfreindre la loi dans le cadre de ses activités, mais nombre d’entre elles se sont retrouvées en infraction, dans le cadre de leurs activités quotidiennes ou par rapport au droit du travail. Comprendre les risques peut vous éviter amendes et pénalités.

Limiter les litiges et les problèmes de responsabilité - Parmi les risques auxquels une entreprise est confrontée figurent les litiges, la responsabilité et d’autres questions juridiques. Vous pouvez vous protéger contre ces risques par la connaissance de ces derniers, par la planification et même par le recours à l’assurance.

Améliorer les relations avec les employés - La fidélisation des employés, une motivation et un moral renforcés sont autant d’avantages pour une entreprise qui a mis en place un plan complet de gestion des risques liés aux employés. Un employé insatisfait de ses conditions de travail en raison d’un sentiment d’insécurité peut être rassuré par la mise en place d’une politique de gestion des risques.

En matière de risque, il est préférable de s’attaquer aux problèmes plutôt que de les ignorer. Si de nombreuses questions relatives aux risques peuvent être traitées en interne, il est également utile de se tourner vers des prestataires tiers pour obtenir de l’aide. Il est primordial de choisir les bons partenaires qui peuvent aider votre entreprise à prévenir les risques.

Concernant la gestion des risques des voyageurs et la responsabilité sociétale dans le secteur des voyages d’affaires, Egencia peut vous aider.

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