La gestion des risques liés aux voyages est le processus d’évaluation et d’identification des risques et menaces qui peuvent toucher toutes les composantes d’une organisation, des sources de revenus aux problèmes de gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement.

L’identification de nouveaux risques est une composante du processus décisionnel continu d’une entreprise. Il est primordial pour une entreprise de procéder régulièrement à des évaluations des risques afin de garantir qu’un plan d’action existe en cas de scénario catastrophe.

Il existe différents types de gestion des risques, des problèmes auxquels une entreprise peut être confrontée au quotidien, tels que les menaces en matière de cybersécurité et les cyberattaques, jusqu’aux entreprises du secteur financier qui ont recours à des méthodes de prévention et de gestion des risques pour négocier sur les marchés financiers.

La gestion des risques est souvent un sujet de préoccupation au sein du conseil d’administration. Ce dernier demande généralement à plusieurs acteurs des départements concernés de procéder à l’identification des risques afin de garantir que leur secteur d’activité minimise les risques autant que possible.

Dans les grandes organisations, des équipes peuvent être dédiées au contrôle et à l’atténuation des risques. Il est donc courant de trouver un gestionnaire de risques intervenant dans l’ensemble de l’entreprise. C’est lui qui élabore les plans de gestion des risques de l’entreprise.

La gestion des risques en entreprise concerne de nombreux domaines. Elle fait appel à un large éventail d’outils de gestion et de plans d’urgence destinés à préparer l’entreprise au pire des scénarios. Certaines entreprises traitent le risque comme une problématique liée à la gestion de projet et désignent un chef de projet pour travailler avec les parties prenantes.

La gestion des risques consiste à atténuer les effets négatifs sur l’entreprise. Qui dit risque, dit bénéfices et pertes potentiels. La gestion des risques consiste à chercher des moyens de réduire la probabilité de préjudice pour l’entreprise.

Méthodes pour traiter les risques

Il existe plusieurs façons de gérer les risques sur le lieu de travail afin de les limiter et d’assurer la continuité des activités de l’entreprise.

Éviter le risque - Dans certains domaines, il est possible d’éviter complètement les risques grâce à une évaluation efficace de ces derniers. Par exemple, la mise en place d’une politique de travail à distance est une méthode de prévention des risques qui a été adoptée au cours des dernières années.

Transférer le risque - Vous pouvez vous assurer contre le risque. Il existe de nombreuses polices d’assurance qui peuvent vous couvrir contre certains types de risques. Il s’agit d’une forme de transfert de risque qui n’élimine pas le problème et ne prend pas de mesures contre ce dernier, mais qui couvre l’entreprise en cas de catastrophe. Les polices d’assurance classiques, telles que l’assurance habitation qui couvre notamment les risques d’incendie et de dommages, correspondent à une forme de transfert de risque.

Réduire le risque - Une autre option plus pragmatique consiste à accepter certains facteurs de risque éventuel tout en les atténuant grâce à des plans et procédures. Établir un ordre de priorité entre les risques jugés mineurs et ceux qui pourraient être plus préjudiciables à l’entreprise, par exemple, n’est pas une solution complète, mais peut permettre d’éviter des problèmes majeurs.

Ignorer le risque - Une autre méthode consiste tout simplement à ignorer le risque et à gérer les situations problématiques lorsqu’elles se présentent. Toute activité implique une certaine part de risque et il est possible de ne pas se préoccuper des problèmes potentiels tant qu’ils ne se produisent pas. Ce n’est pas nécessairement la meilleure solution. En effet, l’activité en question peut exposer votre entreprise à des problèmes majeurs si les choses ne se déroulent pas comme prévu !

Gestion des risques liés aux employés

La gestion des risques liés aux employés est un autre domaine de l’entreprise où la gestion des risques doit être prise en compte. Cette dimension de l’entreprise est parfois négligée, mais elle peut s’avérer très coûteuse en cas de problème. Il convient donc de procéder à une analyse des risques appropriée afin de réduire la probabilité d’un risque financier.

La gestion des risques liés aux employés incombe souvent aux Ressources humaines (RH), mais d’autres services et collaborateurs peuvent être impliqués dans le cas d’un sujet spécifique concernant les problèmes et risques d’un service en particulier.

La gestion des risques liés aux employés est souvent relative aux éventuelles conséquences et au risque général inhérent au lieu de travail. Comme, de nos jours, les employés sont susceptibles de voyager dans le monde entier pour le compte de leur employeur, il est fréquent de mettre en place des solutions de gestion des risques liés aux voyages. En effet, il existe de nombreux problèmes et facteurs de risque significatifs liés aux voyages d’affaires.

Gestion des risques liés aux voyages d’affaires

Les problèmes liés à la santé des employés en déplacement et aux situations de crise sanitaire dans certains pays ne sont pas nouveaux. Des questions telles que les troubles civils, les voyages dans des régions dangereuses ou encore les catastrophes naturelles doivent être prises en compte lors de l’évaluation des risques liés aux voyages. Toute entreprise a un devoir de diligence envers ses employés et se doit de limiter et de gérer les risques de la manière la plus efficace possible.

Vous pouvez souscrire des polices d’assurance auprès de votre compagnie d’assurance pour couvrir de nombreux facteurs de risque, mais vous devrez vérifier scrupuleusement ce qui est couvert et ce qui ne l’est pas.

Comment Egencia peut contribuer à la gestion des risques liés aux voyages

Si vous souhaitez réduire les risques au sein de votre organisation et optimiser la façon dont votre entreprise respecte son devoir de diligence à l’égard de ses employés, Egencia peut vous aider.

La gestion des risques des voyageurs signifie que les responsabilités liées au devoir de diligence doivent être respectées pendant toute la durée du voyage d’affaires d’un employé : durant le trajet pour se rendre à une destination, une fois sur place et pendant le trajet de retour vers le bureau ou le domicile. Si un employé voyage pour le compte de votre entreprise, alors sa sécurité relève de votre responsabilité. Cela implique même de les empêcher de voyager si les conditions de sécurité ne sont pas réunies.

Comprendre le risque - La première étape de la création d’une stratégie efficace de gestion des risques liés aux voyages est de déterminer les risques potentiels, puis de mettre en place une politique voyages afin de supprimer ces risques opérationnels. En définitive, vous devrez passer par un process d’identification des risques. Les risques identifiés couvrent tous les risques potentiels du projet à grande échelle et permettent une planification précise.

Élaborer un plan de gestion des risques -  Si vous n’avez pas mis en place de stratégie de gestion des risques ou si celle-ci n’est pas efficace, vos employés peuvent être en danger, ce qui expose votre entreprise à des litiges. La réponse aux risques est également essentielle au sein des équipes : la réaction des différents départements, les personnes appelées à intervenir et la manière dont le registre de risques de l’entreprise s’aligne sur les activités quotidiennes.

Un programme de gestion des risques doit être dynamique et flexible pour pouvoir être modifié en cas de besoin ; il doit également impliquer les employés eux-mêmes, car ils ont souvent une idée des risques encourus. La notion de risque varie d’une personne à l’autre. L’entreprise doit donc comprendre où se situe la limite de l’employé, respecter la réglementation et élaborer une politique voyages qui convienne à toutes les parties concernées.

Élaborer des politiques de gestion des risques efficaces - Avec Egencia, vous pouvez empêcher les voyageurs de réserver certaines destinations, et même limiter le nombre d’employés qui voyagent ensemble. Par exemple, en limitant le nombre d’employés pouvant réserver le même vol à un moment donné.

Le process commence dès qu’un voyageur tente de réserver un voyage ou un logement dans un lieu faisant l’objet d’une alerte active. Egencia Travel Advisor peut informer les voyageurs et les équipes de l’existence d’éventuelles alertes sanitaires ou de la mise à jour des documents relatifs aux conditions d’entrée sur le territoire, afin de guider et d’éduquer les employés sur les risques potentiels encourus.

Sensibiliser les employés aux risques - Les méthodes détaillées de gestion des risques ont peu d’intérêt si vos employés ne les connaissent pas et s’ils ne savent pas comment réagir en cas de problème. La formation des employés doit donc être au cœur de tout plan de gestion des risques. La question du risque est un thème que les employés doivent aborder. Ils doivent comprendre ce qui constitue un risque et comment faire face à une éventuelle situation de crise.

Localiser et contacter les employés pour limiter les risques - L’étape suivante consiste à déterminer l’endroit où se trouvent vos employés lorsqu’ils sont en déplacement et à déterminer les risques et problèmes potentiels dans cette région. La possibilité de contacter les employés en temps réel est un avantage majeur de l’outil Travel Tracker d’Egencia. En cas de catastrophe naturelle ou de problème inattendu tel que des troubles civils, vous pourrez contacter rapidement vos employés, leur conseiller de quitter la région et les aider à organiser d’autres solutions de transport, de manière simple et rapide.

Communication avec les voyageurs et assistance voyages - Il est possible que vous ne soyez même pas informé de l’apparition d’un risque. Une situation peut évoluer rapidement, et souvent ce sont les voyageurs eux-mêmes qui identifient un risque. Avec Egencia, les voyageurs en Amérique du Nord peuvent utiliser l’outil AssistMe dans leur application pour demander à être rappelés par un Travel Consultant.

Avantages d’un plan de gestion des risques

Permettre à l’entreprise de réaliser des économies - Le risque peut se révéler extrêmement coûteux et, dans certains cas, il peut même engendrer des problèmes d’une telle gravité que la capacité de l’entreprise à exercer son activité serait compromise. Le recours à des stratégies de gestion des risques permet d’éviter ces éventualités.

Éviter les problèmes réglementaires - Aucune entreprise ne souhaite enfreindre la loi dans le cadre de ses activités, mais nombre d’entre elles se sont retrouvées en infraction, dans le cadre de leurs activités quotidiennes ou par rapport au droit du travail. Comprendre les risques peut vous éviter amendes et pénalités.

Limiter les litiges et les problèmes de responsabilité - Parmi les risques auxquels une entreprise est confrontée figurent les litiges, la responsabilité et d’autres questions juridiques. Vous pouvez vous protéger contre ces risques par la connaissance de ces derniers, par la planification et même par le recours à l’assurance.

Améliorer les relations avec les employés - La fidélisation des employés, le renforcement de leur motivation et de leur moral sont des avantages dont peut bénéficier une entreprise qui a mis en place un plan complet de gestion des risques liés aux employés. Un employé insatisfait de ses conditions de travail en raison d’un sentiment d’insécurité peut être rassuré par la mise en place d’une politique de gestion des risques.

Il est préférable de s’attaquer aux problèmes plutôt que de les ignorer. Si de nombreuses questions relatives aux risques peuvent être traitées en interne, il est également utile de se tourner vers des prestataires tiers pour obtenir de l’aide. Il est primordial de choisir les partenaires adéquats qui peuvent aider votre entreprise à prévenir les risques.

Concernant la gestion des risques et le devoir de diligence dans le secteur des voyages d’affaires, Egencia est là pour vous aider.

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