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Notes de frais : un cauchemar administratif ?

Posted: 30 July 2021
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Imaginez un voyageur d’affaires qui consigne les frais liés à son déplacement professionnel : billets d’avion, location de voiture, nettoyage à sec, parking, taxis, repas d’affaires, etc. Cela ressemble-t-il à ceci : trouver les reçus, faire correspondre les coûts réels, coller, agrafer et scanner ? Ne nous mentons pas : les voyageurs appréhendent bien plus de soumettre leurs notes de frais que d’assister aux réunions proprement dites. Egencia a amélioré et accéléré le processus relatif aux notes de frais pour les voyageurs, les Travel Managers et les entreprises en rassemblant tous les éléments nécessaires en un seul endroit, qu’il s’agisse des frais classés par transaction ou fiscalement déductibles, sans oublier les remboursements, bien entendu. Toutefois, les voyageurs comme les Travel Managers peuvent aussi agir de leur côté pour gagner en efficacité dans ce domaine.

Comment les voyageurs d’affaires peuvent-ils améliorer le processus relatif aux notes de frais ?

D’après un sondage Egencia sur les technologies relatives aux voyages d’affaires, par exemple, 41 % des voyageurs d’affaires remplissent encore des formulaires papier pour soumettre leurs frais de voyage une fois revenus de leur destination. À titre de comparaison, ils sont 34 % à le faire en ligne et 19 % à utiliser une application mobile. Il faut, en moyenne, 22 minutes à un voyageur d’affaires pour soumettre ses frais pour un voyage de trois jours, soit le double du temps qu’il souhaiterait y consacrer. Malgré la mise en place de systèmes pour soumettre ces frais en ligne ou via une appli, l’expérience utilisateur ne s’est pas véritablement améliorée. La plupart des systèmes de gestion des dépenses semblent plus être pensés pour optimiser les processus comptables que pour répondre aux besoins des utilisateurs. La refonte du système ne se fera pas en un jour, mais les employeurs comme les employés peuvent agir de leur côté pour gagner du temps et améliorer l’expérience utilisateur. Encourager tous les voyageurs à utiliser des cartes de paiement professionnelles permettra aux entreprises de consacrer moins de temps à la collecte des multiples notes de frais, et de s’épargner quelques soucis, entre les frais déductibles communs et les dépenses inéluctables, comme celles liées aux repas. À l’heure actuelle, 33 % des voyageurs d’affaires utilisent exclusivement leurs cartes personnelles, ce qui peut encore complexifier l’éventail de frais professionnels déductibles.

Comment les entreprises et les Travel Managers peuvent-ils améliorer le processus relatif aux notes de frais ?

Pour simplifier le processus, les Travel Managers et les chefs d’entreprise gagneraient également à recourir à un gestionnaire de dépenses qui permet aux voyageurs de synchroniser leurs solutions en ligne/mobiles avec leurs cartes de paiement professionnelles ou personnelles. La compilation directe et en un seul clic des transactions des cartes de paiement au sein d’un système de gestion de frais offre une expérience plus fluide aux voyageurs. 36 % d’entre eux déclarent que trouver et réunir les reçus de leurs repas, locations de voiture et dépenses en divertissement constitue l’étape qu’ils apprécient le moins dans la soumission de leurs notes de frais à leur retour. Pour les Travel Managers, cette solution simplifie également les rapprochements comptables et fiscaux des données de voyage de l’entreprise. Selon le Charlotte Business Journal [1], 25 % des travailleurs avaient commis des erreurs ou des infractions sur leurs notes de frais : montants erronés, mauvais classement de frais connexes à des fins professionnelles, dépenses personnelles ou encore frais accessoires consignés de manière trop vague. En conséquence, les contrôleurs ont préconisé la mise en place de nouvelles solutions technologiques et notamment d’un système de gestion des dépenses associé aux cartes de paiement d’entreprise.

Une meilleure gestion des frais grâce à Egencia

Désireuse de faire gagner du temps aux Travel Managers comme aux voyageurs et de faciliter le traitement des frais de voyage professionnels pour toutes les parties impliquées, Egencia fournit aux utilisateurs tout ce dont ils ont besoin pour des rapports de notes de frais rationalisés, en regroupant les réservations, les transactions des cartes de paiement et la gestion des notes de frais en un seul endroit. Nous travaillons avec des petites entreprises et des sociétés internationales pour veiller à ce que les activités professionnelles et les dépenses réelles soient désormais faciles à enregistrer. Cela facilite aussi grandement les choses en termes de déclaration fiscale, puisque toutes les déductions et dépenses sont déjà prêtes à être encodées.

La plateforme Egencia Open Connect est l’un des autres éléments clés de la solution de gestion des dépenses d’Egencia. En assurant un échange de données efficace entre les partenaires, ce système permet d’élargir le marché pour les gestionnaires de dépenses. La plateforme Egencia Open Connect est en pleine expansion et compte aujourd’hui 29 partenaires dont Coupa, Expensify, Microsoft et Mobile Expense.

[1] Erik Spanberg. « Audit: 25% of city workers tested had errors in expense reports », Charlotte Business Journal, 2017.

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