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Comment organiser des événements d’affaires, des événements d’entreprise et des réunions de groupe

7 min
Posted: 19 January 2022Updated: 19 January 2022
How to plan business events, corporate events & group meetings

Planifier son premier événement d’affaires peut être intimidant : cela demande du temps et des efforts, et s’assurer que tout se déroule bien n’est pas de tout repos.

Heureusement, nous sommes là pour vous accompagner dans vos premiers pas grâce à ces quelques conseils et recommandations. Vous ne serez peut-être pas prêt à créer votre propre agence événementielle après avoir lu cet article, mais nous parions que vous serez satisfait de votre premier événement d’affaires !

Choisir votre public cible

Le choix est vite fait si vous préparez une réunion ou un événement interne, mais si vous ciblez des clients existants ou potentiels, vous vous heurterez à de premières difficultés. Pour que votre événement soit réussi, vous devez connaître votre public.

Vous devez d’abord vous poser les questions suivantes : qui voulez-vous réunir ? Où sont basés ces participants idéaux ? Quelles motivations les pousseront à venir ? Quel est l’USP de votre événement, c’est-à-dire l’argument de vente unique qui motivera les participants à se déplacer, parfois sur de longues distances ? Devez-vous choisir un lieu attrayant pour encourager la participation ?

Les lancements de produit n’ont rien à voir avec les conférences informatives ; les éléments à prendre en compte pour les réussir sont très différents. C’est pourquoi il est crucial de peaufiner votre planification. Par exemple : devrez-vous faire de la publicité avant et après l’événement ? Dans ce cas, vous devrez sûrement contacter la presse spécialisée.

Planifier le marketing de l’événement

Comment votre public va-t-il être mis au courant de l’événement ? Le bouche-à-oreille est une valeur sûre, mais pas suffisante pour remplir la salle.

Si vous devez faire la publicité de votre événement, vous devrez calculer un budget et définir un plan marketing. Il existe de nombreuses options pour votre promotion, et choisir la plus efficace est déjà un défi en soi.

Vous pouvez par exemple créer un site Internet dédié. Si vous ciblez des clients de votre liste de diffusion, vous pouvez plutôt envoyer une newsletter qui suscitera l’engouement. Pour garantir la réussite de votre événement, vous devez connaître votre participant type et ses motivations.

Vous pouvez économiser en faisant la promotion de votre événement sur les réseaux sociaux, mais vous risquez de vous faire éclipser par l’avalanche de publications. Le choix de la bonne plateforme a lui aussi son importance : si votre public cible est plutôt B2B, LinkedIn est la voie royale, mais si vous ciblez plutôt des consommateurs finaux, préférez Twitter, Facebook ou encore TikTok.

Définir un budget à ne pas dépasser

Lorsqu’on organise un événement, il est facile de perdre pied et de voir les coûts exploser. On ne vous a peut-être pas alloué de budget, ou c’est à vous de le définir. Quoi qu’il en soit, il est crucial de maîtriser les dépenses.

De nombreux éléments entrent en compte dans la planification budgétaire, les deux plus gros postes étant la salle et le personnel, mais il ne faut pas pour autant oublier les points suivants :

  1. Coûts liés à la salle
  2. Personnel
  3. Restauration
  4. Location de matériel informatique
  5. Frais de déplacements professionnels
  6. Divertissements
  7. Frais marketing

Cette liste n’est pas exhaustive, mais sachez qu’il existe des logiciels, modèles et outils pour vous aider à planifier et budgétiser votre événement, et ce plus efficacement. Vous n’aurez probablement pas besoin d’un logiciel de ce type pour une petite réunion, mais si vous comptez organiser de grands événements régulièrement, nous vous conseillons de vous pencher sur ces fonctionnalités.

Faire appel à une agence événementielle

L’événementiel est un domaine de spécialité à ne pas négliger : en fonction de ce que vous organisez et du nombre de participants prévu, vous devrez peut-être recruter un professionnel.

Les planificateurs d’événements ont de l’expérience avec toutes sortes de manifestations, qu’il s’agisse de salons professionnels ou de réunions en plus petit comité. Si vous craignez de ne pas être à la hauteur ou du moins, que vous préférez recevoir un coup de main, n’hésitez pas à faire appel à une agence qui maîtrise le secteur de l’événementiel dans son ensemble et se révèlera d’un excellent soutien pour les professionnels dans votre situation.

On pourrait penser que ce genre de service est un gaspillage d’argent, mais préparer un événement peut être très chronophage. Lorsqu’on prend en compte cet aspect non négligeable, payer un professionnel devient alors bien plus rentable.

Organiser un événement virtuel

Si votre budget ne vous permet pas d’organiser un grand événement traditionnel, vous pourrez réduire les coûts avec un rassemblement virtuel. S’il y a bien une leçon à retenir de la pandémie de coronavirus, c’est que les entreprises doivent s’adapter à l’évolution des environnements professionnels. Aujourd’hui, les événements virtuels connaissent une popularité sans pareille, qu’ils réunissent de petits groupes triés sur le volet ou des centaines de personnes. Il faut cependant savoir qu’ils s’accompagnent de leurs propres défis informatiques.

Si vous prévoyez un grand événement, vous devrez réserver une salle, mais aussi organiser une session virtuelle en parallèle pour toutes les personnes qui n’auront pas pu se déplacer. Il est très fréquent que les VIP et les journalistes soient conviés à la manifestation en personne, tandis que le reste des participants y assistent en ligne. Dans ce cas, le nombre de participants pourra être conséquent, c’est pourquoi vous devez vous assurer de choisir et tester vos outils technologiques en amont. Nous avons tous assisté à des bugs en direct… alors, préparez-vous afin de vous éviter ce genre de déconvenue.

Pourquoi ne pas vous faire parrainer ?

Selon le marché que vous ciblez, vous pourrez peut-être décrocher des contrats de parrainage pour compenser certains coûts, voire dégager un profit. En général, les événements d’entreprise sont à but non lucratif, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas générer un peu d’argent. Il y a d’un côté les séminaires ou conférences d’entreprise, et de l’autre, des occasions pensées pour être rentables. Si tel est votre cas, vous pouvez par exemple faire payer le droit d’entrée et vous faire parrainer.

La sélection du ou des parrains doit s’appuyer sur votre public cible : il faut que chacun y trouve son compte, les participants comme le parrain, qui a pour objectif de promouvoir sa marque, voire de gagner un peu d’argent. C’est pourquoi nous vous conseillons de prendre du temps pour choisir les bons parrains potentiels, puis pour monter un dossier à leur présenter afin d’expliquer en quoi votre public et votre événement représentent une opportunité pour eux. Vous montrerez ainsi que vous avez mené les recherches appropriées et augmenterez vos chances de conclure un contrat.

Prendre en compte les besoins en déplacements

Dans le cadre de l’organisation d’un événement d’affaires, la salle, la nourriture et les divertissements ne font pas tout.

Il ne faut pas oublier les déplacements avant et après, qui requièrent eux aussi une planification méticuleuse. Comment les participants vont-ils se rendre sur le lieu de votre événement ? Si celui-ci dure toute une journée ou plusieurs jours, avez-vous prévu un hébergement ?

S’il s’agit d’un événement payant, vous n’aurez probablement pas à gérer cet aspect. Mais s’il s’agit d’une manifestation pour vos collègues ou des clients importants, vous devrez alors vous charger des moyens de transport et de l’hébergement. C’est une nouvelle couche de complexité à gérer, car les participants auront différents besoins et exigences.

Alors, comment vous assurer de répondre aux besoins de chacun ? C’est là qu’entre en jeu une agence de voyages d’affaires spécialisée, qui saura vous délester d’une bonne partie de ces tâches. Même si vous ne prévoyez qu’une petite réunion, il suffit de rassembler plus de 10 personnes pour que le secteur du voyage vous considère comme un groupe et pour vous voir soumis à des règles spécifiques.

Réserver un hôtel pour un groupe est souvent fastidieux, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’évaluer la qualité des services et de l’offre. Organiser le transport vers et depuis votre salle depuis plusieurs lieux comporte également son lot de difficultés. C’est pourquoi recourir à des services spécialisés de planification des voyages, comme ceux proposés par Egencia, est un choix judicieux.

Réaliser une analyse post-événement

Une fois l’événement passé et l’agitation retombée, nous vous recommandons de réaliser une analyse rétrospective pour en tirer des leçons, voir ce qui s’est bien passé et réfléchir aux améliorations éventuelles. Il est rare que les événements se déroulent sans accroc, notamment ceux en direct, particulièrement sensibles aux aléas.

Cette analyse ne vous sera pas forcément utile si vous n’organisez qu’un événement ponctuel, mais si vous comptez renouveler l’expérience, c’est un excellent moyen de mettre à plat les problèmes rencontrés pour vous éviter de les répéter.

Vous pouvez par exemple contacter les participants pour savoir si l’événement leur a plu et recueillir des commentaires utiles.

En résumé, planifier un événement peut être intimidant, mais en vous y prenant bien, tout devrait bien se passer.

Bonne chance !

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