Par Lucia Sandin, Senior Product Marketing Manager

L’approbation des voyages est bien de retour à l’ordre du jour des Travel Managers. Alors que nous retrouvons des conditions de voyage très fluctuantes, il sera de plus en plus difficile et chronophage de configurer un processus d’approbation des voyages qui tient scrupuleusement compte des besoins en constante évolution de votre entreprise. Dans ce contexte, les Travel Managers ont une nouvelle occasion de personnaliser le fonctionnement des approbations.

Les données comme moteur de personnalisation de votre processus d’approbation

Configurer un processus d’approbation des voyages a toujours eu de multiples avantages, comme améliorer la visibilité et le contrôle sur les voyages non autorisés. Cependant, il n’est pas toujours simple de savoir quels voyages nécessitent une approbation et à quel moment. C’est pourquoi les clients d’Egencia demandent souvent : « Que font les autres entreprises semblables à la nôtre ? Devrions-nous configurer un processus d’approbation pour les vols, les réservations d’hôtel, les locations de voiture ou les voyages en train ? »

Le nouvel outil de recommandation d’approbation d’Egencia répond à ces questions et simplifie les étapes de configuration de l’approbation. Il repose sur un modèle d’apprentissage automatique qui analyse des entreprises similaires en termes de nombre de voyageurs, secteur, localisation géographique, projections annuelles des dépenses de voyage et processus d’approbation. Ces données servent ensuite à déterminer les paramètres d’approbation les plus adaptés à votre entreprise. La recommandation est facultative : vous pouvez l’accepter ou la refuser.

La force du modèle d’apprentissage automatique que nous utilisons pour cet outil repose sur le volume considérable de données auxquelles Egencia a accès. Nous avons évalué les paramètres d’approbation de plus de 2 000 clients à travers le monde, sur 65 000 combinaisons de flux de travail d’approbation exploitées sur la plateforme Egencia. Nous en avons ainsi dégagé des tendances qui indiquent comment les clients utilisent l’approbation de voyage aujourd’hui. Par ailleurs, l’outil précisera exactement pourquoi vous avez reçu telle ou telle recommandation afin que vous sachiez quelle donnée a le plus d’impact sur votre configuration de l’approbation.

« Les Travel Managers nous demandent souvent quelles sont les bonnes pratiques en matière d’approbation et s’il est même nécessaire de mettre en place un processus d’approbation compte tenu de leur secteur ou région d’activité. Notre but est de leur simplifier l’accès à ces connaissances et de leur recommander les paramètres d’approbation les plus pertinents en fonction du profil unique de leur entreprise. »
- Palak Khantal, Product Manager, Egencia

Une configuration d’approbation simple et en un clic

Vous pouvez donc configurer maintenant le processus d’approbation de votre programme voyages en sachant qu’il repose sur les bonnes pratiques d’entreprises comme la vôtre. Lorsque vous acceptez la recommandation, celle-ci s’applique automatiquement à votre processus d’approbation par défaut. Cet outil vise à vous faire gagner du temps pour choisir le processus d’approbation qui vous convient, et vous évite les tâches manuelles pour créer le processus en lui-même. De plus, si vous acceptez la recommandation du processus d’approbation, celle-ci est immédiatement appliquée à toutes les nouvelles réservations en ligne, hors ligne et mobiles de votre entreprise.

Autres avantages à venir

Nous venons de vous présenter l’une des solutions qu’Egencia propose pour faciliter l’approbation des voyages d’affaires. Actuellement en phase pilote, il sera également bientôt possible pour les voyageurs et ceux qui approuvent les voyages sur la plateforme Egencia d’utiliser Slack, un outil de collaboration professionnelle, pour demander et approuver des voyages cette année.

L’intégration de cet outil que des milliers d’entreprises utilisent déjà chaque jour devrait fluidifier le processus des approbations, en permettant d’approuver facilement et où que vous soyez les demandes des voyageurs. Avec ces nouvelles fonctionnalités, vous et votre entreprise pourrez bénéficier des nombreux avantages de l’approbation des voyages, sans que cela soit un casse-tête pour vous.