Il est tout à fait logique que les organisations internationales fassent évoluer leur programme voyages local vers un programme voyages international. Le groupement des réservations dans un outil unique et la simplification de la collecte des données sont parmi les principaux avantages, mais leur gestion peut toujours sembler être une tâche écrasante. Les organisations doivent prendre en compte de multiples facteurs, du bien-être du voyageur aux économies à réaliser, en passant par la communication et la politique. Lors du Business Travel Show, qui s'est déroulé à Londres, des responsables seniors des voyages d'affaires et des achats ont expliqué comment optimiser la gestion des programmes voyages internationaux pendant la table ronde « Les fondements de la réussite d'un programme voyages multinational du point de vue de la gestion des voyages et des achats. »

Développer un cadre international avec des nuances locales

Si votre entreprise multinationale gère des voyages auprès de multiples fournisseurs, il est temps d'envisager de faire appel à une agence de voyages d'affaires internationale (TMC). Une agence de voyages d'affaires internationale peut vous accompagner dans le monde entier et améliorer considérablement votre efficacité. « Nous avons vu la nécessité de commencer à simplifier, plutôt que de recourir à des fournisseurs distincts lorsqu'il existe des synergies ; nous avons rassemblé l'Europe puis les pays du monde entier », indique Ana Gibson, responsable d'approvisionnement GB chez Hilti GB Ltd.

L'envergure internationale de votre entreprise et le volume de voyageurs peuvent permettre aux acheteurs de réaliser des économies colossales et de renforcer les négociations avec les fournisseurs. Dès que les fournisseurs auront eu connaissance des chiffres, c'est-à-dire des milliers de nuitées et de vols dans un affichage unique, les acheteurs seront en position de force pour négocier. Il est important de se souvenir qu'un contrat négocié à l'échelle internationale ne comprend pas tous les vols et toutes les destinations. Déterminez si vous pouvez passer à un contrat négocié à l'échelle internationale à 80 % tout en conservant 20 % qui pourront être négociés par vos équipes locales. Même s'il peut être tentant de rationaliser les processus à l'échelle internationale, il est important de prendre également en compte les nuances locales.

Comme Ana Gibson l'explique, « il s'agit d'un processus mondial, mais ne le transformez pas en dictature. Souvenez-vous qu'il se rapporte à différentes cultures… Vos collaborateurs ne seront pas en mesure de suivre votre programme voyages si celui-ci manque de souplesse. »

Prendre en compte les économies et la satisfaction voyageur

Il est important de prendre en compte les économies et la satisfaction voyageur lorsque vous passez à un programme voyages international. Votre directeur financier peut se focaliser sur les bénéfices nets, mais il ne faut pas uniquement prendre en compte les dépenses de voyage. L'insatisfaction des voyageurs peut avoir un impact considérable sur votre entreprise.

« Si vous envoyez vos voyageurs dans un hôtel dans lequel ils ne se sentent pas bien, au bout de la troisième nuit, ils risquent de se demander “Mais qu'est-ce que je fais ici ? Est-ce que j'ai choisi le bon travail ?” Bien sûr, l'entreprise fait des économies, mais si ses collaborateurs ne sont pas satisfaits, ils s'en vont ou bien sont peu efficaces », précise Dr Christian Spieker, directeur des services généraux chez ZEB.

Les voyageurs insatisfaits sont souvent des voyageurs peu accommodants ; la communication est donc essentielle. Chaque intervenant privilégie la communication avec ses voyageurs par le biais d'enquêtes, du réseau Intranet de l'entreprise et des contenus pédagogiques.

« Vous devez écouter vos collaborateurs. Il n'y a pas qu'une seule vérité », affirme Christian Spieker. Permettre aux voyageurs de réserver simplement avec un outil unique et une politique bien définie et globale favorise le respect de la politique par les utilisateurs.

Les réservations ponctuelles des voyageurs effectuées sur différentes plateformes influent sur le reporting et le pouvoir de négociation, et rendent vulnérables les voyageurs, car il est difficile de suivre leur position. Egencia permet d'intégrer la politique dans l'outil de réservation pour favoriser le respect de celle-ci. « Tout le monde utilise le même système, peu importe l'endroit où les individus se trouvent ou leur rôle ; 96 % [du voyage] est effectué en ligne, dans l'outil de réservation », selon Christian Spieker. Lorsque vous développez une politique voyages internationale, vous devez prendre en compte la culture de votre entreprise et les différences culturelles de chacune des régions dans lesquelles votre entreprise est présente.

« Parlez à [vos voyageurs] et dites-leur, “Nous devons trouver comment prendre en compte toutes vos attentes.” Un voyageur allemand à Londres pourrait trouver que sa chambre est trop petite et trop chère et vice versa », indique-t-il.

Comment franchir le pas

Pour commencer, Ana Gibson a suggéré d'avoir recours à des processus simples.

« Connaissez vos objectifs avant de passer du local au mondial. Sans cela, vous ne mettrez pas en place le bon cadre. »

Passer à un programme encadré à l'échelle internationale impliquera un certain nombre de parties prenantes, qu'il s'agisse des voyageurs, des organisateurs de voyages ou des Travel Managers locaux. Votre stratégie peut facilement échouer si vous n'obtenez pas l'autorisation de la direction. Pendant la table ronde, les participants ont estimé qu'il était essentiel de montrer les chiffres. Quel est le retour sur investissement ? Combien de réservations doivent être effectuées pour rendre ce vol valable ? Et bien que cela soit plus difficile à mesurer, comment montrez-vous l'impact de la satisfaction voyageur sur le succès de l'entreprise ?

Votre culture d'entreprise peut également déterminer la meilleure manière de vendre votre stratégie au sein de votre organisation. Si votre entreprise est attentive aux dépenses, montrez des chiffres et calculez le ROI. Si votre entreprise met l'accent sur le bien-être des collaborateurs, montrez comment une expérience internationale, avec des nuances locales, peut encourager la satisfaction et la sécurité des voyageurs. Étudiez et comprenez les différences entre les cultures et prenez en compte les avis des pays lorsque vous commencerez à concevoir votre nouveau programme.

Christian Spieker recommande d'« impliquer les collaborateurs et [de] les informer de ce que vous faites ». Si d'autres parties prenantes (autres que les cadres dirigeants) sont impliquées dès le début, votre stratégie sera plus susceptible d'être acceptée et vous pourrez intégrer les nuances locales qui feront le succès de votre programme international.

Enfin, choisissez un partenaire de voyages suffisamment flexible pour s'adapter à vos besoins. Demandez-vous s'il peut couvrir toutes les régions de votre entreprise, s'il peut répondre aux besoins de vos voyageurs à l'échelle locale, s'il peut fournir les rapports mondiaux dont vous avez besoin et s'il peut vous accompagner pendant les prochaines années si votre entreprise se développe.