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Pourquoi utiliser un système de gestion de notes de frais sur mobile

6 min
Posted: 14 January 2022Updated: 14 January 2022
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Avec l’avènement des technologies mobiles, du cloud et des systèmes professionnels accessibles de partout dans le monde, de nombreuses entreprises se tournent vers les applications mobiles, les systèmes intégrés et les solutions en temps réel pour rendre leurs équipes plus rapides et efficaces.

Parmi ces technologies, la gestion des frais de voyage sur mobile a notamment connu un véritable boom. Les employés qui se déplacent à l’international dans le cadre de leur travail peuvent désormais utiliser des applications mobiles pour simplifier la gestion des rapports de leurs notes de frais. Une solution aussi avantageuse pour les employés que pour l’entreprise.

Si votre société cherche à optimiser la gestion des notes de frais sur mobile, alors la liste d’avantages suivante devrait vous aider à sauter le pas et commencer à simplifier vos processus commerciaux.

Réduire la corvée des tâches administratives pour les employés

Il n’est pas rare que les employés doivent prendre du temps sur leur journée de travail pour rentrer à la main leurs notes de frais : saisie des kilomètres parcourus dans des feuilles de calcul ou scan des reçus papier qu’il faut ensuite imprimer et envoyer aux équipes comptables.

L’équipe comptable doit ensuite traiter ces notes de frais : saisie de données et, parallèlement, vérification du respect des conditions de remboursement prévues par l’entreprise.

Toute cette procédure représente un énorme fardeau administratif, en particulier pour les petites entreprises dont les employés sont déjà bien assez occupés par ailleurs. Vous vous en doutez, il existe des solutions plus efficaces, et les entreprises qui cherchent à traiter leurs notes de frais plus efficacement et plus rapidement peuvent se tourner vers la technologie.

Améliorer l’efficacité des employés

Vous avez recruté vos employés pour qu’ils remplissent un rôle spécifique, et l’on peut considérer comme perdu tout le temps qu’ils doivent passer sur des tâches administratives qui n’y sont pas liées. Pour l’entreprise, cela signifie qu’une bonne partie des salaires qu’elle verse est consacrée à des tâches administratives sans valeur ajoutée. Alors, moins les employés passeront de temps à remplir des formulaires et autres, mieux l’entreprise se portera. Heureusement, les logiciels de gestion des notes de frais sur mobile permettent d’automatiser ce processus et d’éliminer une bonne partie des tâches qui étaient jusque là réalisées manuellement.

Obtenir un suivi plus rapide des notes de frais grâce aux appareils mobiles

Les systèmes de suivi des dépenses ont notamment pour avantage que la création et le suivi des notes de frais en déplacement sont bien plus rapides, voire immédiats. Avec une application mobile de notes de frais, les employés passent beaucoup moins de temps sur ces tâches.

En outre, certaines fonctionnalités permettent d’intégrer les cartes professionnelles et les dépenses personnelles, ainsi que de télécharger les photos des reçus directement dans l’appli. La plupart des applications de notes de frais sont disponibles sur iPhone et Android, ce qui les rend accessibles à la majorité des employés. Le suivi plus rapide des notes de frais accélère également les délais de remboursement. Cela représente un avantage pour les employés, évidemment, mais aussi pour les entreprises qui fournissent des cartes affaires et souhaitent réduire leurs frais de paiement.

Intégrer les solutions de frais de déplacements professionnels (T&E)

Certaines des meilleures applications de notes de frais, comme l’application Egencia Mobile, ne sont pas uniquement des solutions de suivi des notes de frais des employés. Elles intègrent également la gestion des voyages, la gestion du risque et les notifications relatives aux itinéraires, et, bien sûr, les notes de frais, le tout dans une même interface pratique.

Il faut aussi savoir que ces systèmes SaaS tendent à s’intégrer plus simplement à vos autres logiciels et outils. Les organisations qui souhaitent regrouper plusieurs services grâce à un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) ont donc tout intérêt à adopter ces applications. Ce type de solution de reporting et de suivi peut s’intégrer facilement aux systèmes existants compatibles afin d’automatiser les processus et collecter les données issues de différentes sources et sous différents formats.

Réduire les erreurs et améliorer la précision grâce aux applications mobiles de notes de frais

L’un des meilleurs arguments en faveur des applications mobiles de suivi des notes de frais est qu’elles permettent à vos employés de renseigner leurs frais immédiatement, sans attendre le retour au bureau, la saisie dans une feuille de calcul ou l’accès à un logiciel de gestion des dépenses sur leur ordinateur portable ou de bureau. Ainsi, ils peuvent envoyer leurs notes de frais dans les temps et plus précisément, grâce à cet outil de gestion des rapports de notes de frais sur mobile, qui en simplifie le suivi et la soumission. Avec un tel outil, à la fois l’entreprise et les employés bénéficient d’un suivi en temps réel des frais et des dépenses.

Bénéficier d’une meilleure visibilité sur les frais de déplacements professionnels

Autre avantage des solutions de gestion des notes de frais sur mobile : bénéficier d’une meilleure visibilité sur les dépenses, grâce à une consolidation des données en temps réel. Vous pouvez également regrouper plusieurs champs importants afin de simplifier la comptabilité.

De plus, de nombreux outils de notes de frais de voyage sur mobile envoient automatiquement les données des déplacements aux systèmes de gestion des frais. De cette façon, vous rationalisez les données et vous facilitez la création de rapports et le remboursement des frais aux employés et aux fournisseurs, tels que les compagnies de cartes de paiement professionnelles.

Améliorer la conformité et réduire les dépenses excessives

Autre poste d’économie pour les entreprises : la possibilité de suivre, classer et contrôler les notes de frais à des fins de conformité. Vous vous assurez ainsi que les employés ne réalisent pas de dépenses non autorisées par votre politique. Certaines applications permettent même de bloquer des types de transactions spécifiques. Sachez en outre que l’application Egencia Mobile vous permet de créer plusieurs types de profils d’employés avec différentes options et niveaux d’autorisation.

Cette conformité renforcée apporte à son tour un autre avantage pour les entreprises : la protection contre la fraude. La majorité des employés sont honnêtes, mais il existe toujours une exception pour confirmer la règle… Si votre système de notes de frais consiste à laisser les employés remplir des rapports selon leur bonne foi, puis à s’en remettre à l’équipe comptable pour vérifier chaque élément pour chaque employé, il est possible que des transactions frauduleuses passent entre les mailles du filet. Un système de gestion des frais de voyage qui intègre la gestion des notes de frais sur mobile peut s’avérer très efficace pour répondre à ce problème.

Économiser par rapport à la saisie manuelle des notes de frais

Concernant l’aspect financier, les entreprises voient souvent le coût d’une telle solution comme dissuasif, à tort. C’est bien souvent le personnel le plus qualifié qui doit consacrer du temps à traiter ses notes de frais, puisque c’est celui qui a tendance à accomplir le plus de déplacements pour le travail.

Et si ces employés pouvaient se concentrer sur leur cœur de métier, pendant qu’un logiciel se charge de ces tâches administratives ? Pour de nombreuses entreprises, le temps gagné et les processus optimisés de cette façon représentent des économies conséquentes. Sans compter l’encre et le papier, que l’on oublie bien souvent de comptabiliser lorsque l’on cherche à évaluer les coûts liés au traitement des notes de frais.

En outre, l’automatisation des processus T&E peut faire gagner du temps à votre équipe comptable et aux employés en charge du processus de réservation de voyages.

Appli mobile d’Egencia pour la gestion des déplacements et frais professionnels

Votre entreprise cherche à simplifier la gestion de ses frais de déplacements professionnels et à déployer un système de gestion des rapports de notes de frais sur mobile ? Egencia peut vous aider.
Découvrez l’application Egencia Mobile.

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