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What is a travel management company (TMC)?

Qu’est-ce qu’une agence de voyages d’affaires ?

6 min
Date de publication: 20 February 2023
Group of Co-workers Collaborating

Qu’est-ce qu’une agence de voyages d’affaires et pourquoi devriez-vous y avoir recours ? Découvrez en quoi consiste une agence de voyages d’affaires et ce qu’elle peut apporter à votre entreprise.

Avec la reprise des voyages d’affaires en cette période d’après-pandémie et un retour en force des voyages, le besoin de solutions en matière de gestion de voyages se fait grandissant. Si vous avez pu constater une hausse du nombre de voyages professionnels dans votre propre entreprise, vous comprenez alors à quel point il est difficile pour vous ou vos employés de coordonner des déplacements. C’est là qu’une agence de voyages d’affaires peut apporter beaucoup à votre entreprise, qu’importe sa taille, et peut vous éviter, ainsi qu’à vos employés, de perdre du temps, de l’argent... ou la tête.

Qu’est-ce qu’une agence de voyages d’affaires et de quoi se charge-t-elle ?

Pour faire simple, une agence de voyages d’affaires est une agence de voyages spécialisée dans l’organisation de voyages d’affaires pour les entreprises, quels que soient leur forme, leur taille et leurs besoins. Les agences de voyages d’affaires peuvent prendre en charge tous les détails relatifs aux voyages d’affaires, y compris les réservations de vols et d’hôtels, la gestion du risque ou encore la location de voitures. Grâce à une technologie avancée et à des outils de réservation en ligne, les agences de voyages d’affaires peuvent aider vos employés à trouver les meilleures offres, tout en respectant la politique voyages de votre entreprise. Les agences de voyages d’affaires peuvent aussi aider votre entreprise à instaurer une politique en matière de frais de déplacements professionnels si vous n’en possédez pas encore.[1]

Existe-t-il une différence entre un outil de réservation en ligne et une agence de voyages d’affaires  ?[2]

Oui, il existe bel et bien une différence entre ces deux services. Un outil de réservation en ligne permet aux employés de suivre et gérer leur propre voyage d’affaires. En plus de proposer leur propre outil de réservation en ligne, les agences de voyages d’affaires offrent une assistance plus solide. Alors que les outils de réservation en ligne permettent à vos employés de rechercher individuellement leurs propres offres et options de voyages professionnels, les agences de voyages d’affaires apportent généralement une assistance fournie par des conseillers voyages spécialisés dans la recherche des meilleures offres de voyages d’affaires, tout en permettant à vos employés de choisir leurs propres vols, hôtels et voitures de location.

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Les agences de voyages d’affaires telles qu’Egencia sont passées expertes dans les tenants et aboutissants des voyages d’affaires. Elles sont équipées pour pouvoir tout prendre en main, depuis la collecte des tous les documents de voyages, jusqu’à l’assistance en cas de circonstances imprévues, comme un vol manqué, en passant par la notification aux voyageurs de toute mise à jour de dernière minute concernant les réglementations. Avec l’aide d’une agence de voyages d’affaires, vos employés sont accompagnés à chaque étape de leur voyage. Votre entreprise économise également de l’argent et est mieux informée.

Les agences de voyages d’affaires sont-elles identiques aux agences de voyages classiques ?[3]

Non. Bien qu’elles partagent des éléments communs, les agences de voyages d’affaires et les agences de voyages classiques ne sont pas identiques. Alors que les agences de voyages classiques peuvent aider le client à réserver son voyage d’affaires, et de temps à autre lui proposer des tarifs plus avantageux grâce à un nombre limité de fournisseurs, les agences de voyages d’affaires se concentrent uniquement sur les entreprises. Elles les aident à élaborer et à respecter des programmes de voyages d’affaires ainsi qu’à trouver les meilleurs tarifs pour engranger un maximum d’économies.

Les agences de voyages d’affaires offrent aussi un plus large panel de services, tels que la centralisation et l’automatisation du processus de réservation, des options de reporting ou encore la création d’une politique voyages. En outre, les agences de voyages d’affaires sont à l’origine de relations de longue date avec des fournisseurs et peuvent donc négocier des tarifs plus avantageux pour faire un maximum d’économies.

Sept avantages des agences de voyages d’affaires

Avec la reprise des voyages d’affaires qui s’accentue, les agences de voyages d’affaires peuvent proposer à vos employés des solutions tout en gardant à l’esprit les résultats financiers de votre entreprise. Voici quelques-uns des principaux avantages des agences de voyages d’affaires :

1. Elles simplifient le processus de réservation de vos voyages

En automatisant les différents éléments du voyage, tels que l’hébergement, les vols ou le transport au sol, sur une seule et unique plateforme, le processus de réservation devient plus efficace et plus facile à gérer, faisant ainsi gagner un temps précieux à vos employés.

2. Elles facilitent la collecte de données afin d’opérer des choix plus éclairés

Grâce à l’intégration des partenaires et aux API, les agences de voyages d’affaires peuvent proposer une collecte de données en temps réel qui permet d’analyser les tendances des voyages d’affaires, d’évaluer la gestion des risques des voyageurs et de rationaliser les dépenses. Ces informations peuvent ensuite, à leur tour, aider votre entreprise à opérer des choix commerciaux plus judicieux et éclairés.

3. Les agences de voyages d’affaires fournissent une assistance voyage 24 h/24, 7 j/7

L’un des plus gros avantages des agences de voyages d’affaires est l’assurance de pouvoir joindre un conseiller voyages à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit. Plutôt que de devoir suivre plusieurs fournisseurs, vos employés bénéficient d’un point de contact unique accessible via divers canaux.

4. Grâce à elles, vous pouvez profiter des avantages du service de conciergerie

Les agences de voyages d’affaires améliorent l’expérience voyageur de vos employés en prenant en charge tous leurs besoins en matière de voyages, qu’il s’agisse des plus petits détails comme, entre autres, la préférence du siège ou s’assurer que les points de fidélité ont bien été attribués.

5. Elles peuvent réduire les coûts liés aux voyages d’affaires

Puisque les agences de voyages d’affaires sont spécialisées dans la recherche et la négociation des meilleures offres de voyages avec les fournisseurs et les partenaires, les entreprises profitent de tarifs avantageux sur les vols, les chambres d’hôtel et le transport. Ce faisant, elles font chuter les coûts globaux des voyages d’affaires tout en offrant des sélections de marques compétitives.

6. Elles offrent aux voyageurs une assistance à la sécurité

Qu’il s’agisse de problèmes de sécurité inattendus ou d’une mise à jour de dernière minute de la réglementation en matière de voyage, les agences de voyages d’affaires tiennent les voyageurs informés grâce à des notifications en temps réel.

7. Elles tiennent compte de la politique voyages d’affaires de l’entreprise pour une plus grande conformité

Les agences de voyages d’affaires s’assurent de la concordance des bonnes pratiques des employés en matière de réservation avec la politique voyages d’affaires de votre entreprise. Une agence de voyages d’affaires peut filtrer les résultats de recherche d’un employé afin d’automatiquement respecter les recommandations relatives à la politique voyages de l’entreprise, vous permettant de gagner du temps et de disposer d’un service facile à prendre en main. Si, pour une quelconque raison, le voyage ne respectait pas la politique, il serait signalé pour être approuvé ultérieurement.

Choisir la agence de voyages d’affaires parfaite pour votre entreprise

Même s’il existe un certain nombre d’agences de voyages d’affaires, celle faite pour votre entreprise dépendra de vos besoins et de vos objectifs. Certains d’entre eux doivent être pris en considération lorsque vous recherchez à quelle agence de voyages d’affaires vous associer :[4]

  • Expérience
  • Technologie
  • Sécurité
  • Réactivité
  • Exhaustivité

Choisissez une agence de voyages d’affaires en accord avec la culture de votre entreprise. Puisque que vous travaillerez en étroite collaboration avec elle pour créer et organiser le voyage d’affaires de votre employé, elle se doit d’être en accord avec les valeurs de votre entreprise et de les respecter.

Egencia vous propose des solutions pour vos voyages d’affaires

Que vous vouliez établir ou renforcer votre programme voyages d’affaires, Egencia vous propose une gestion de voyages moderne au travers d’une unique plateforme mondiale hautement configurable. Vous pourrez développer des intégrations pour automatiser, connecter et simplifier votre gestion Travel & Expense. Que vous soyez une petite et moyenne entreprise ou une grande multinationale, nous vous mettons en relation avec plus de 290 compagnies aériennes mondiales et 650 000 hébergements.

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[1]https://www.cbtravel.com/difference-between-travel-management-company-and-travel-agency/

[2]https://www.travelperk.com/blog/best-business-travel-management-companies/

[3]https://www.cbtravel.com/difference-between-travel-management-company-and-travel-agency/

[4]https://jtbbusinesstravel.com/how-to-choose-a-travel-management-company/

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