Les voyages d’affaires ne s’arrêtent jamais pour un fournisseur de transport médical aérien d’urgence comme Air Methods. Découvrez comment l’entreprise assure la continuité des déplacements de ses voyageurs – même en période d’incertitude dans le secteur du voyage – de quelle manière elle assure la conformité de ses politiques et pourquoi les données et les rapports sont essentiels à la réussite en lisant l’article complet.

Défi

La mission d’Air Methods est de changer et de sauver des vies en fournissant des transports médicaux aériens d’urgence à travers les États-Unis. Analytics Studio est présent dans plus de 200 zones rurales, ce qui signifie qu’il s’appuie grandement sur une entreprise de gestion des voyages d’affaires (TMC) pour envoyer les employés où ils ont besoin d’être en temps et en heure. Il peut arriver que ceux-ci doivent partir en urgence ou se rendre rapidement dans un autre lieu et apporter des modifications à leur réservation. Pour Air Methods, il est donc crucial de s’associer à une agence de voyages d’affaires qui comprenne ses besoins et fournisse des produits et services garantissant le bon fonctionnement de son programme voyages. Il s’agit également d’offrir une excellente expérience aux voyageurs, de contribuer au respect des politiques, de présenter des données et des méthodes de reporting pertinentes pour comprendre le programme voyages et de mettre en évidence les opportunités d’amélioration.

Solution

Les voyages n’ont jamais cessé pour Air Methods pendant la pandémie : en tant qu’employés essentiels, ses voyageurs ont dû modifier leurs itinéraires, souvent en temps réel. Alors que d’autres interrompaient leurs projets de voyage, l’entreprise a revu son programme et a cherché des solutions de gestion de voyages adaptées à l’évolution de ses besoins. Priorités clés :

• Rentabilité
• Conformité aux politiques
• Satisfaction et sécurité des voyageurs
• Gestion du risque

« Nous recherchions une plateforme qui nous permette d’apporter des modifications à notre programme voyages d’affaires, d’y greffer nos politiques et de naviguer nous-mêmes dans l’outil pour nous adapter à tous les changements auxquels nos voyageurs sont confrontés chaque jour », explique Kimi Thompson, Travel Manager chez Air Methods.

Egencia remplissait ces conditions, et bien plus encore. En quelques mois, un excellent partenariat s’est mis en place.

Le processus d’intégration d’Air Methods s’est déroulé sans heurt. « Notre Account Manager travaillait constamment avec nous pour identifier les domaines d’opportunités. Une excellente collaboration s’est instaurée entre [Air Methods] et l’équipe d’intégration [d’Egencia] », ajoute Kimi Thompson.

Résultats

Depuis son partenariat avec Egencia, Air Methods a obtenu d’excellents résultats. L’entreprise fait état d’un taux d’adoption de 98 % de l’outil de réservation en ligne, et les voyageurs sont de fervents utilisateurs de l’application mobile.

Kimi Thompson est également ravie de la façon dont Air Methods a pu intégrer ses propres politiques de voyages d’affaires dans l’outil Egencia. Cela inclut des seuils de prix dans les villes où Air Methods compte des hébergements et des hôtels privilégiés, et la possibilité de profiter des tarifs préférentiels d’Egencia dans les zones où l’entreprise n’a pas négocié d’hébergements. Grâce à Egencia, Air Methods a également réalisé des économies en profitant d’excellents tarifs d’hôtels et en achetant des billets d’avion à moindre coût.

L’accès aux données de voyage et aux fonctions de reporting constitue un autre atout majeur pour Kimi Thompson et Air Methods. Elle utilise le Centre de données et Analytics Studio pour établir des rapports afin de surveiller les coûts liés aux déplacements et d’identifier les économies potentielles. Kimi Thompson fournit aussi des rapports aux autres services pour qu’ils puissent suivre leurs dépenses et voir où se rendent les voyageurs afin de ne pas dépasser le budget. En outre, elle transmet des rapports hebdomadaires aux membres de l’équipe de direction d’Air Methods afin qu’ils soient en mesure de suivre les déplacements futurs et d’avoir une vision claire des déplacements de leurs employés. Ainsi, ils peuvent également vérifier s’ils respectent les dépenses de voyage et les politiques énoncées dans le programme voyages d’affaires.

En tant qu’entreprise de transport médical d’urgence, Air Methods a des besoins uniques en matière de voyages. Grâce à son programme voyages d’affaires efficace, ses employés peuvent se rendre là où ils doivent être tout en respectant les politiques en vigueur lorsqu’ils planifient leurs déplacements. Cette base solide, associée à des données étoffées permettant de recueillir des informations et de prendre des décisions éclairées sur l’avenir de son programme voyages d’affaires, place l’entreprise sur la voie du succès.